Общая инструкция по оформлению документов

Данный модуль позволяет внести документы (официальное письмо, приказ по основной деятельности, внутреннее распоряжение и прочее) в систему и отправить их на согласование с ректором.

• Приказ № 457 от 07.10.2013 О развитии системы электронного документооборота "Directum" 
• Описание типового маршрута "Согласование документов"
• Оформление документа
  
• Визирование/Дополнительное согласование документа
• Согласование документа ректором

Оформление документа

1. Подготовьте документ в электронном виде (Бланки документов размещены в Общая папка/Шаблоны документов).
2. Воспользуйтесь модулем "Ввод документов" (переход Общая папка/ Ввод документов). Выберите ссылку "Оформить документ".

3. В открывшемся окне заполните параметры:

1. «Тип документа»: выберите нужный тип документа.
2. «Документ»:выберите документ с компьютера:
   • Нажмите на кнопку .
   • Откроется окно выбора документа, выберите (двойным нажатием мыши) нужный документ.

Если при добавлении документа возникает ошибка блокировки документа, проверьте не открыт ли данный документ в других приложениях (Word, Excel, PDF и др.).

Закройте эти приложения и повторите добавление еще раз.

• В поле «Документ» вставится имя выбранного документа.

2. «Приложения» заполняются аналогично полю «Документ».
3. «Адресат», «Контактное лицо»:  выберите нужные значения. Необходимо заполнить хотя бы одно поле для документов типа "Официальное письмо".
4. «Контактный телефон»: укажите Ваш контактный телефон.
5. «Согласующие»: заполните список сотрудников, визирующих документ до согласования с ректором:
   •  Нажмите на кнопку .
   • Откроется окно выбора пользователей. В поле «Пользователи» наберите первые буквы фамилии.
   
   • Из списка выберите нужную фамилию (двойным нажатием мыши).
   
   •  Нажмите кнопку «Ок».

4. Нажмите кнопку «Далее».

Документ отправлен на согласование. Для отслеживания этапов согласования перейдите в папку «Исходящие».

Инициатор документа после старта задания может получить уведомление о согласовании документа.

Ознакомьтесь с уведомлением.

Визирование/Дополнительное согласование документа

Ознакомьтесь с документом и выполните одно из следующих действий:

1. Если есть замечания по тексту документа, то укажите их и выполните задание с результатом «На доработку».

        Если замечания не указаны, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину возврата и выполните задание еще раз».

2. Если замечаний нет, то выполните задание с результатом «Согласовано».

Согласование документа ректором

Ознакомьтесь с текстом документа и выполните одно из следующих действий:

1. Если есть замечания по тексту документа, то укажите их и выполните задание с результатом «На доработку».
2. Если замечаний нет, то выполните задание с результатом «Согласовано».