Инструкция по оформлению заявки на изменение плана закупок

• Оформление заявки на изменение плана закупок
• Задания инициатору

• Согласование по темам НИР

• Согласование с распорядителем средств (ЦФО)
• Согласование с курирующим проректором
• Согласование с уполномоченным проректором
• Согласование с экспертом финансово-экономического управления (ФЭУ)
• Уведомление об изменении плана закупок

Дополнительная информация

• Распоряжение № 74-р от 09.04.2015г. Автоматизация процесса согласования плана закупок в системе электронного документооборота
• Описание типового маршрута "Согласование плана закупок"

Оформление заявки на изменение плана закупок

Подготавте докладную записку на изменение плана закупок в электронном виде.
Создайте задачу по типовому маршруту «Согласование плана закупок», для этого войдите в модуль "Управление договорами" (Компоненты\Управление договорами).

Выберите "Оформить заявку на изменение плана закупок".

После нажатия кнопки откроется мастер оформления заявки.

^{Поля, отмеченные *, обязательны к заполнению}

• Наименование товара и/или услуги, Обоснование, Контактный телефон, Проект заполняются вручную. 
• Докладная записка, Приложение 1, Приложение 2, Приложение 3 добавляются с компьютера с помощью . Для закупок свыше 100 т.р. необходимо приложить не менее 3 коммерческих предложений для обоснования цены (коммерческое предложение, скриншот сайта, прайса и т.д.).
• Проект, Курирующий сотрудник, Уполномоченный проректор выбираются из справочников с помощью . Если Ваша закупка связана с транспортными расходами, то курирующим сотрудником необходимо выбрать начальника службы транспортного обеспечения университета Чуйко Евгения Сергеевича (на основании служебной записки). В других случаях в качестве курирующего сотрудника выбирайте своего курирующего проректора (в соответствии с приказом № 536 от 04.09.2015 О распределении обязанностей между руководством ).

1. Курирующий проректор - тот, кто курирует деятельность Вашего подразделения. 
2. Уполномоченный проректор - тот, кто контролирует денежные средства.

 Нажмите кнопку Далее. После выполнения операции откроется окно следующего вида.

Для отслеживания этапов согласования перейдите в папку "Исходящие".

Согласование заявки

Инициатор заявки после старта задания может получить одно из следующих заданий: 

1. Замечания по заявке от эксперта ФЭУ.

2. Уведомление об отказе от распорядителя средство (ЦФО)
3. Уведомление об отказе от курирующего проректора.
4. Уведомление об отказе от уполномоченного проректора.

5. Задание инициатору на выбор записи справочника, которую необходимо изменить. 

Выполните задание.

Выберите ФЗ и запись плана, которую Вы хотите изменить (не оставляйте поля пустыми, иначе система сообщит об ошибке).

Нажмите кнопку . Откроется окно следующего вида.

Нажмите кнопку  для выбора необходимой записи.

Кроме того, Вы можете выбирать несколько записей. Для этого нажмите кнопкой мыши на значок  и выберите Добавить.

Согласование с распорядителем средств (ЦФО).

Ознакомьтесь с докладной запиской и выполните одно из следующих действий:

1. Если есть причина для отказа в докладной записке, то опишите причину отказа и выполните задание с результатом «Отказать».

Если распорядитель средств не написал причину отказа, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину отказа и выполните задание еще раз».

2. Если причины нет, то выполните задание с результатом «Передать на дальнейшее согласование».

Согласование с экспертом финансово-экономического управления (ФЭУ).

Ознакомьтесь с докладной запиской и выполните одно из следующих действий:

1. Если есть замечания по докладной записке, то опишите замечания и выполните задание с результатом «Вернуть в подразделение».

Если эксперт ФЭУ не написал текст замечаний, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину возврата и выполните задание еще раз».

2. Если замечаний нет, то выполните задание с результатом «Передать на дальнейшее согласование».

Уведомление об изменении плана закупок.

После согласования утверждения плана закупок начальник контрактной службы получает задание об изменении плана закупок.

Начальник контрактной службы знакомится с докладной запиской и записью справочника, в которую необходимо внести изменения согласно докладной записке.

Начальник контрактной службы вносит изменения в необходимую запись справочника. Для этого измените статус записи с "Да" на "Нет" в поле "Запись утверждена". 

Воспользуйтесь инструкцией (для 223-ФЗ или 44-ФЗ).

Для удобства можно сформировать отчет по измененной записи. Для этого выберите соответствующее вложение (кликните по нему два раза мышью).

Откроется запись соответствующего справочника. перейдите во вкладку Дополнительно и нажмите кнопку Отчеты.

Выберите План закупок по 223-ФЗ и нажмите кнопку Выполнить или кликните два раза мышью по необходимой Вам записи.

В результате формируется файл в формате .xls, содержащий данные выбранной записи справочника.