Общая инструкция по оформлению заявки на приобретение товаров и/или услуг

• Приказ № 231 от 15.05.2014 Об автоматизации согласования заявок на приобретение товаров, услуг, работ для нужд ИГУ
• Описание типового маршрута «Заявка на поставку товаров и/или услуг»
• Оформление заявки на приобретение товаров и/или услуг
• Согласование заявки по темам НИР
• Согласование заявки распорядителем средств (ЦФО)
• Согласование заявки экспертом ЦНИТ, экспертом управления информационной политики, экспертом АХЧ, экспертом юридического управления, начальником Контрактной службы, экспертом УБУиК
• Согласование заявки с уполномоченным проректором
• Исполнение согласованной заявки Контрактной службой

Оформление заявки на приобретение товаров и/или услуг

1. Подготовте заявку и счета для обоснования цены в электронном виде.
2. Воспользуйтесь модулем "Ввод документов" (переход Общая папка/ Ввод документов). Выберите ссылку "Оформить заявку на закупку".

3. Заполните параметры:

                   a. «Заявка»: выберите документ с компьютера:

• Нажмите на кнопку .
• Откроется окно выбора документа, выберите (двойным нажатием мыши) нужный документ.

Если при добавлении документа возникает ошибка блокировки документа, проверьте не открыт ли данный документ в других приложениях (Word, Excel, PDF и др.).

Закройте эти приложения и повторите добавление еще раз.

• В поле «Заявка» вставится имя выбранного документа. 

                  b. «Проект контракта»: выберите документ с компьютера:       

• Нажмите на кнопку .
• Откроется окно выбора документа, выберите (двойным нажатием мыши) нужный документ.

                  c. Счета и приложения к заявке заполняются аналогично полю «Заявка».

                  d. «Наименование товара и/или услуг», «Обоснование» и «Контактный телефон» заполните данные поля.

                  e. «Закупка ВТ или оргтехники», «Приобретение рекламных услуг», «Закупка по строительству или ремонту»: выберите нужное значение.

                  f. «Проект»: выберите необходимый источник согласно бюджетированию.

                  g. «Уполномоченный проректор»: выберите ректора/проректора согласно приказу № 536 от 04.09.2015 О распределении обязанностей между руководством.

4. Нажмите кнопку «Далее».

Документ отправлен на согласование. Для отслеживания этапов согласования перейдите в папку «Исходящие».

Инициатор заявки после старта задания может получить одно из следующих заданий:

1. Уведомление об отказе от распорядителя средств (ЦФО).
2. Замечания по заявке от эксперта ЦНИТ, эксперта управления информационной политики, эксперта АХЧ, эксперта юридического управления, эксперта УБУиК.

Ознакомьтесь с замечаниями, внесите изменения в заявку согласно замечаниям (Откройте задание в системе Directum, выберите документ вложенный в задание. Откройте его и измените. После изменений, сохраните документ, затем нажмите кнопку Выполнить.)

3. Уведомление об отказе от уполномоченного проректора.
4. Уведомление о согласовании заявки.
5. Уведомление о размещении на площадке закупок.

Ознакомьтесь с уведомлением.

Согласование по темам НИР.

По заявке, связанной с темами НИР, будет проводиться дополнительное согласование.

Согласование заявки распорядителем средств (ЦФО)

Ознакомьтесь с заявкой и выполните одно из следующих действий:

1. Если есть причина для отказа в заявке, то укажите причину отказа и выполните задание с результатом «Отказать».

Если причина отказа не указана, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину отказа  и выполните задание еще раз».

2. Если причины нет, то выполните задание с результатом «Передать на дальнейшее согласование».

Согласование заявки экспертом ЦНИТ, экспертом управления информационной политики, экспертом АХЧ, экспертом юридического управления, начальником Контрактной службы, экспертом УБУиК

Ознакомьтесь с заявкой (эксперт УБУиК проверяет код бюджетной классификации) и выполните одно из следующих действий:

1. Если есть замечания по заявке, то укажите замечания и выполните задание с результатом «Вернуть в подразделение».

Если замечания не указаны, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину возврата и выполните задание еще раз».

2. Если замечаний нет, то выполните задание с результатом «Передать на дальнейшее согласование».

Согласование заявки с уполномоченным проректором

Ознакомьтесь с заявкой и выполните одно из следующих действий:

1. Если есть причина для отказа в заявке, то укажите причину отказа и выполните задание с результатом «Отказать».
2. Если причины нет, то выполните задание с результатом «Передать на исполнение».

Исполнение согласованной заявки Контрактной службой

Нажмите кнопку Выполнить после размещения заявки на площадке закупок.