Инструкция по согласованию проекта контракта

• Подготовка проектов договоров (контрактов) для нужд Университета
• Согласование с руководителем структурного подразделения или руководителем темы научно-исследовательской работы
• Согласование с сотрудником, уполномоченным контролировать средства тем НИР
• Согласование с начальником финансово-экономическим управлением (ФЭУ)
• Согласование с экспертом юридического управления
• Согласование с проректором, курирующим соответствующее направление деятельности
• Согласование с начальником контрактной службы
• Задания инициатору

Дополнительная информация

• Описание типового маршрута "Согласование проекта контракта"

Подготовка проектов договоров (контрактов) для нужд Университета

Должностному лицу инициатора закупки необходимо подготовить проект договора (контракта) и сопроводительные документы согласно Положению о порядке осуществления договорной работы в целях осуществления закупки товаров, работ, услуг для нужд ФГБОУ ВО «ИГУ» и приложению № 1 к нему.

Создайте задачу по типовому маршруту «Согласование проекта договора», для этого войджите в модуль "Управление договорами" (Компоненты\Управление договорами).

Выберите "Отправить проект контракта на согласование".

После нажатия кнопки откроется мастер отправки проекта контракта на согласование.

Поля, отмеченные *, обязательны к заполнению

• Проект контракта: выберите подготовленный проект договора (контракта) с компьютера, нажав на кнопку .
• Предмет контракта: заполните поле вручную, указав предмет контракта.
• № контракта: заполните поле вручную, указав номер контракта.
• Дата контракта: выберите дату из выпадающего календаря, нажав на кнопку.
• Контрагент: выберите организацию из справочника, нажав на кнопку , а также укажите, является ли контрагент юридическим или физическим лицом.
• Обоснование: заполните поле вручную.
• Контактный телефон: укажите свой контактный телефон.
• За счёт средств мегагранта: если договор (контракт) оплачивается за счет средств мегагрантов, то укажите это.
• Имеются сопроводительные документы: если у Вас имеются сопроводительные документы, то укажите это.
• Источник финансирования: выберите из справочника, нажав на кнопку.
• Курирующий проректор: укажите сотрудника, курирующего соответствующее направление деятельности, согласно приказу № 536 от 04.09.2015 О распределении обязанностей между руководством.

Нажмите кнопку Далее.

Если Вы указали, что у Вас имеются сопроводительные документы, то откроется окно следующего вида:

Прикрепите необходимые документы, выбрав их с компьютера и указав наименование. В наименовании должна быть отражена краткая суть прикрепляемого документа.

Нажмите кнопку Далее.

Если Вы указали, что контрагент является юридическим лицом, то откроется окно следующего вида.

Поля, отмеченные *, обязательны к заполнению.

Прикрепите необходимые документы, выбрав их с компьютера.

Если Вы указали, что контрагент является физическим лицом, то вместо окна "Документы, предоставляемые контрагентами - юридическими лицами" будет открыто окно следующего вида:

Поля, отмеченные *, обязательны к заполнению.

Прикрепите необходимые документы, выбрав их с компьютера.

Нажмите кнопку Далее. После выполнения операции откроется окно следующего вида.

Для отслеживания этапов согласования перейдите в папку "Исходящие".

Согласование заявки

Согласование с руководителем структурного подразделения или руководителем темы научно-исследовательской работы.

Изучите проект контракта и выполните одно из следующих действий:

1. Если имеются замечания по проекту контракта, то опишите замечания и выполните задание с результатом «Вернуть в подразделение».

Если не указан текст замечаний, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину возврата  и выполните задание еще раз».

2. Если имеется причина для отказа, то опишите причину отказа и выполните задание с результатом «Отказать».

Если не указана причина отказа, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину отказа и выполните задание еще раз».

3. Если возражений нет, то выполните задание с результатом «Передать на дальнейшее согласование».

Согласование с сотрудником, уполномоченным контролировать средства тем НИР.

Данное согласование, если оплата производится из средств тем НИР.

Изучите проект контракта и выполните одно из следующих действий:

1. Если имеются замечания по проекту контракта, то опишите замечания и выполните задание с результатом «Вернуть в подразделение».

Если не указан текст замечаний, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину возврата  и выполните задание еще раз».

2. Если имеется причина для отказа, то опишите причину отказа и выполните задание с результатом «Отказать».

Если не указана причина отказа, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину отказа и выполните задание еще раз».

3. Если возражений нет, то выполните задание с результатом «Передать на дальнейшее согласование».

Согласование с начальником финансово-экономическим управлением (ФЭУ).

Изучите проект контракта и выполните одно из следующих действий:

1. Если имеются замечания по проекту контракта, то опишите замечания и выполните задание с результатом «Вернуть в подразделение».

Если не указан текст замечаний, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину возврата  и выполните задание еще раз».

2. Если замечаний нет, то выполните задание с результатом «Передать на дальнейшее согласование».

Согласование с экспертом юридического управления.

Изучите проект контракта и выполните одно из следующих действий:

1. Если имеются замечания по проекту контракта, то опишите замечания и выполните задание с результатом «Вернуть в подразделение».

Если не указан текст замечаний, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину возврата  и выполните задание еще раз».

2. Если замечаний нет, то выполните задание с результатом «Передать на дальнейшее согласование».

Согласование с проректором, курирующим соответствующее направление деятельности.

Изучите проект контракта и выполните одно из следующих действий:

1. Если есть причина для отказа, то опишите причину отказа и выполните задание с результатом «Отказать».

Если не указана причина отказа, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину отказа и выполните задание еще раз».

2. Если причины для отказа нет, то выполните задание с результатом «Передать на исполнение».

Согласование с начальником контрактной службы.

1. Если есть замечания по проекту контракта, то опишите замечания и выполните задание с результатом «Вернуть в подразделение».

Если не указан текст замечаний, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину возврата  и выполните задание еще раз».

2. Если замечаний нет, то выполните задание с результатом «Согласованно».

Передайте необходимое количество экземпляров должностному лицу инициатора закупки для их передачи и подписания контрагентам.

Также необходимо распечатать и подписать Лист согласования. Для этого, в поле "Вложения и инструкция" выберите договор (контракт), щёлкните по нему правой кнопкой мыши, в выпадающем меню нажмите "Открыть карточку".

В открывшейся карточке выберите кнопку "Лист. согл".

При нажатии на данную кнопку сгенерирутся Документ Microsoft Word, содержащий информацию о всех этапах согласования договора (контракта). Его необходимо распечатать и подписать.

Задания инициатору

Инициатор заявки после старта задания может получить одно из следующих заданий:

1. Замечания должностному лицу инициатора закупки от руководителя структурного подразделения или руководителя темы научно-исследовательской работы; сотрудника, уполномоченного контролировать средства тем НИР; начальника ФЭУ; эксперта юридического управления; начальника контрактной службы.   

Ознакомьтесь с замечаниями, внесите изменения в заявку согласно замечаниям (Откройте задание в системе Directum, выберите документ вложенный в задание. Откройте его и измените. После изменений, сохраните документ, затем нажмите кнопку Выполнить.)

2. Уведомление об отказе в согласовании проекта руководителем структурного подразделения или руководителя темы научно-исследовательской работы.
3. Уведомление об отказе в согласовании проекта сотрудником, уполномоченного контролировать средства тем НИР.
4. Уведомление об отказе в согласовании проекта проректором, курирующего соответствующее направление деятельности.

5. Уведомление о согласовании проекта контракта начальником контрактной службы.