Инструкция по оформлению и согласованию централизованной закупки

Процесс реализации централизованной закупки можно разделить на 3 этапа:

Оформление заявки на формирование централизованной закупки.
Подтверждение возможности централизованной закупки подразделениями-инициаторами.
Согласование централизованной закупки.

Дополнительная информация

Приказ № 27 от 25.01.2019.

1 этап.

Оформление заявки на формирование централизованной закупки

Подготовьте докладную записку на формирование централизованной закупки в электронном виде.

Перейдите в модуль "Управление договорами" (Компоненты\Управление договорами).

Выберите "Оформить заявку на формирование централизованной закупки".

После нажатия кнопки откроется мастер оформления заявки.

^{Поля, отмеченные *, обязательны к заполнению}

Докладная записка добавляется с компьютера с помощью .
Вид товара, услуг, работ выбирается из справочников с помощью .

Нажмите кнопку Далее. После выполнения операции откроется окно следующего вида.

Для отслеживания этапов согласования перейдите в папку "Исходящие".

Согласование заявки

После начала процедуры согласования заявка попадает к отвественному за централизованную закупку, согласно приказу № 27 от 25.01.2019.

Ответственный может передать заявку на исполнение сотруднику своего подразделения или принять заявку на рассмотрение самостоятельно.

В случае выполнения задания с результатом "Принять заявку к рассмотрению", инициатор задачи получает уведомление о принятии заявки к рассмотрению. На этом 1 этап реализации централизованной закупки завершается.
В случае выполнения задания с результатом "Передать на исполнение" ответственный выбирает сотрудника, который должен рассмотреть заявку.

Необходимо выбрать сотрудника из списка и нажать "ОК".

Для более удобного выбора ответственный может написать фамилию в поле значение и нажать клавишу Enter на компьютере.

Исполнитель обрабатывает заявку и выполняет задание. После этого инициатор задачи получает уведомление о принятии заявки к рассмотрению. На этом 1 этап реализации централизованной закупки завершается.

Ответственный, согласно приказу № № 27 от 25.01.2019, сотрудник или исполнитель, назначенный ответственным сотрудником создает задачу по типовому маршруту "Подтверждение возможности централизованной закупки".

Для этого необходимо:

В меню "Главная" выбрать Создать задачу. Далее "Создать задачу по типовому маршруту".

В списке маршрутов выбрать "Подтверждение возможности централизованной закупки".

В списке пользователей выбрать пользователей подразделений-инициаторов централизованной закупки.

После выбора всех пользователей нажать "ОК".

В созданной задаче заполнить Тему. Можете скопировать название темы из маршрута.

Для этого выделите полностью строку с названием маршрута, нажмите Ctrl+C на клавиатуре. Перейдите в строку Тема, нажмите Ctrl+V на клавиатуре.

Вложите в задачу саккумулированную таблицу по централизованной закупке.

Для этого:

Раскройте поле "Нет вложений" (нажмите на него левой кнопкой мыши).
В открывшемся поле нажмите правой кнопкой мыши по пустому месту и выберите "Создать и вложить" -> "Создать документ из файла".

В поле "Имя файла" выберите файл с компьютера.
В поле "Вид электронного документа" наберите Документ и нажмите Enter. В открывшемся справочнике выберите "Документ (Д000082)" и нажмите "Выбрать" (или щелкните по нему 2 раза левой кнопкой мыши)

В результате форма примет следующий вид:

Нажмите "ОК".
Нажмите "Сохранить и закрыть".

Выберите "Продолжить сохранение".

Если это необходимо, заполните тело письма для уточнений.
Нажмите "Старт". Выберите "Да" в окне "Действительно стартовать задачу".

Все сотрудники подразделений-инициаторов централизованной закупки получают задачу о подтверждении возможности централизованной закуки.

Сотрудник должен ознакомиться с вложением, проверить план ФХД подразделения и, либо подтвердить возможность закупки, либо отказаться от закупки.

Пожалуйста, НЕ задерживайте согласование. ПОМНИТЕ, что задерживая согласование на своём этапе, Вы задерживаете ВСЮ закупку.

Когда ВСЕ сотрудники подразделений-инициаторов выполнят задачу, 2 этап реализации централизованной закупки завершается.

3 этап.

Согласование централизованной закупки.

После выполнения 2 этапа ответственный, согласно приказу № № 27 от 25.01.2019, сотрудник или исполнитель, назначенный ответственным сотрудником, создает задачу по типовому маршруту "Согласование централизованных закупок".

Для этого: