Инструкция по оформлению заявления о выдачи денег в подотчет

Оформление заявления о выдачи аванса в подотчет
Задания инициатору
Согласование с бухгалтерией
Согласование с руководителем подразделения
Согласование с курирующим проректором
Согласование с контрактной службой
Уведомление руководителю подразделения о согласовании заявления
Исполнение заявления бухгалтерией

Дополнительная информация

Приказ № от г. Автоматизация процесса согласования

Оформление заявления о выдачи аванса в подотчет

Подготавте заявления о выдачи аванса в подотчет в электронном виде.
Войдите в модуль "Управление договорами" (Компоненты\Управление договорами).

Выберите "Отправить заявление о выдачи аванса в подотчет".

После нажатия кнопки откроется мастер оформления заявления.

^{Поля, отмеченные *, обязательны к заполнению}

Обоснование, Контактный телефон заполняются вручную.
Заявление о выдачи аванса в подотчет добавляется с компьютера с помощью .
Курирующий сотрудник выбирается из справочников с помощью . В качестве курирующего сотрудника выбирайте своего курирующего проректора (в соответствии с приказом № 536 от 04.09.2015 О распределении обязанностей между руководством ).

Нажмите кнопку Далее. После выполнения операции откроется окно следующего вида.

Для отслеживания этапов согласования перейдите в папку "Исходящие".

Согласование заявления

Инициатор заявления после старта задания может получить одно из следующих заданий:

Замечания по заявлению от бухгалтерии.

Ознакомьтесь с замечаниями, внесите изменения в заявку согласно замечаниям (Откройте задание в системе Directum, выберите документ вложенный в задание. Откройте его и измените. После изменений, сохраните документ, затем нажмите кнопку Выполнить.)

Замечания по заявлению от контрактной службы.

Уведомление об отказе от руководителя инициатора.
Уведомление об отказе от курирующего проректора.

Уведомление иницатору об исполнении завления.

Согласование с бухгалтерией

Ознакомьтесь с докладной запиской и выполните одно из следующих действий:

Если есть замечания по докладной записке, то опишите замечания и выполните задание с результатом «Вернуть в подразделение».

Если эксперт бухгалтерии не написал текст замечаний, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину возврата и выполните задание еще раз».

Если замечаний нет, то выполните задание с результатом «Согласовано».

Согласование с руководителем подразделения

Ознакомьтесь с заявлением и выполните одно из следующих действий:

Если есть причина для отказа в заявлении, то опишите причину отказа и выполните задание с результатом «Отказать».

Если руководитель подразделения не написал причину отказа, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину отказа и выполните задание еще раз».

Если причины нет, то выполните задание с результатом «Согласовано».

Согласование с курирующим проректором

Ознакомьтесь с заявлением и выполните одно из следующих действий:

Если есть причина для отказа в заявлении, то опишите причину отказа и выполните задание с результатом «Отказать».

Если курирующий проректор не написал причину отказа, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину отказа и выполните задание еще раз».

Если причины нет, то выполните задание с результатом «Согласовано».

Согласование с контратктной службой

Ознакомьтесь с заявлением и выполните одно из следующих действий:

Если есть причина для отказа в заявлении, то опишите причину отказа и выполните задание с результатом «Отказать».

Если эксперт контрактной службы не написал причину отказа, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину отказа и выполните задание еще раз».

Если есть замечания по заявлению, то опишите замечания и выполните задание с результатом «Вернуть в подразделение».

Если эксперт контрактной службы не написал текст замечаний, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину возврата и выполните задание еще раз».