Инструкция по оформлению заявления о выдаче денег в подотчет

Оформление заявления о выдачи аванса в подотчет
Согласование заявления о выдачи аванса в подотчет/возмещении средств.
Согласование заявления о выдаче аванса в подотчет для подразделений с обособленным бухгалтерским учетом.

Дополнительная информация

Приказ № 314 от 05.04.2018 О развитии системы электронного документооборота Directum

Оформление заявления о выдачи аванса в подотчет/возмещении средств

Подготовьте заявления о выдачи аванса в подотчет в электронном виде.
Войдите в модуль "Управление договорами" (Компоненты\Управление договорами).

Выберите "Отправить заявление о выдачи аванса в подотчет".

После нажатия кнопки откроется мастер оформления заявления.

^{Поля, отмеченные *, обязательны к заполнению}

Выберите тип документа, который Вы хотите отправить на согласование:
- Заявление о выдаче аванса в подотчёт.
- Заявление о возмещении средств.
- Заявление о выдаче аванса в подотчёт для подразделений с обособленным бухгалтерским учетом.
Документ: выберите заявление с компьютера (если есть). Для подразделений с обособленным учётом выбор документа с компьютера обязателен. Если документа нет, заполните остальные поля и нажмите кнопку "Далее".
Выдать деньги на срок до: поле необходимо заполнить для заявления о выдаче аванса в подотчёт.
ФИО Руководителя, ФИО Сотрудника, Проект: выбираются из справочника с помощью .
Подписывающий выбирается из справочников с помощью согласно приказу о распределении обязанностей.

Нажмите кнопку Далее. Если документ не был выбран с компьютера откроется окно следующего вида :

Заполните необходимые поля и нажмите кнопку "Далее".

В зависимости от выбранного типа заявления откроется одно из следующих окон:

Для подотчета:

Для возмещения средств:

Проверьте правильность заполнения полей и укажите срок, до которого выдаются деньги.

Затем нажмите кнопку "Далее".

Если у Вас имеются сопроводительные документы, выберите их с компьютера и укажите наименования.

Затем нажмите кнопку "Далее". Будет создана задача на согласование заявления.

Для отслеживания этапов согласования перейдите в папку "Исходящие".

Согласование заявления о выдаче аванса в подотчёт/возмещении средств.

Инициатор заявления после старта задания может получить одно из следующих заданий.

Замечания по заявке от эксперта УБУиК, начальника контрактной службы или проректора по финансово-экономической деятельности.

Ознакомьтесь с замечаниями, внесите изменения в заявку (если это требуется) и выполните задание.

Уведомление об отказе в согласовании заявки.

Уведомление о подписании приказа.

В случае, если рассматривается заявка на выдачу средств в подотчёт, уведомление о предоставлении оригиналов документов приходит через 14 дней после даты, указанной в заявлении.

Согласование с владельцем средств.

Ознакомьтесь с заявлением и выполните одно из следующих действий:

Если есть причина для отказа в заявлении, то опишите причину отказа и выполните задание с результатом «Отказать». Если владелец средств не написал причину отказа, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину отказа и выполните задание еще раз».
Если причины нет, то выполните задание с результатом «Согласовано».

Согласование по темам НИР.

Если выбран проект, связанный с темами НИР, будет проводится дополнительное согласование.

Согласование с экспертом УБУиК.

Ознакомьтесь с заявлением и выполните одно из следующих действий:

Если есть замечания по заявлению, то опишите замечания и выполните задание с результатом «Вернуть в подразделение». Если эксперт УБУиК не написал текст замечаний, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину возврата и выполните задание еще раз».
Если замечаний нет, то выполните задание с результатом «Передать на дальнейшее согласование».

Согласование с главным бухгалтером.

Ознакомьтесь с заявлением и выполните одно из следующих действий:

Если есть причина для отказа в заявлении, то опишите причину отказа и выполните задание с результатом «Отказать». Если владелец средств не написал причину отказа, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину отказа и выполните задание еще раз».
Если причины нет, то выполните задание с результатом «Передать на дальнейшее согласование».

Согласование с начальником контрактной службы.

Ознакомьтесь с заявлением и выполните одно из следующих действий:

Если есть замечания по заявлению, то опишите замечания и выполните задание с результатом «Вернуть в подразделение». Если начальник контрактной службы не написал текст замечаний, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину возврата и выполните задание еще раз».
Если замечаний нет, то выполните задание с результатом «Передать на дальнейшее согласование».

Согласование с начальником ФЭУ.

Ознакомьтесь с заявлением и выполните одно из следующих действий:

Если есть причина для отказа в заявлении, то опишите причину отказа и выполните задание с результатом «Отказать». Если начальник ФЭУ не написал причину отказа, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину отказа и выполните задание еще раз».
Если причины нет, то выполните задание с результатом «Передать на дальнейшее согласование».

Согласование с проректором по финансово-экономической деятельности.

Ознакомьтесь с заявлением и выполните одно из следующих действий:

Если есть замечания по заявлению, то опишите замечания и выполните задание с результатом «Вернуть в подразделение». Если проректор по финансово-экономической деятельности не написал текст замечаний, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину возврата и выполните задание еще раз».
Если замечаний нет, то выполните задание с результатом «Передать на дальнейшее согласование».

Согласование с курирующим проректором.

Ознакомьтесь с заявлением и выполните одно из следующих действий:

Если есть причина для отказа в заявлении, то опишите причину отказа и выполните задание с результатом «Отказать». Если курирующий проректор не написал причину отказа, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину отказа и выполните задание еще раз».

Если причины нет, то выполните задание с результатом «Передать на исполнение».

Исполнение заявления отделом делопроизводства и контроля.

Подготовьте приказ по заявлению и передайте бумажный экземпляр приказа на подпись. После подписания и регистрации приказа выполните задание.

Уведомление для эксперта УБУиК о подписании приказа.

Согласование заявления о выдаче аванса в подотчет для подразделений с обособленным бухгалтерским учетом.

Инициатор заявления после старта задания может получить одно из следующих заданий:

Замечания по заявлению от бухгалтерии.

Ознакомьтесь с замечаниями, внесите изменения в заявку согласно замечаниям (Откройте задание в системе Directum, выберите документ вложенный в задание. Откройте его и измените. После изменений, сохраните документ, затем нажмите кнопку Выполнить.)

Замечания по заявлению от контрактной службы.

Уведомление об отказе от руководителя инициатора.
Уведомление об отказе от курирующего проректора.

Уведомление иницатору об исполнении завления.

Согласование с бухгалтерией

Ознакомьтесь с докладной запиской и выполните одно из следующих действий:

Если есть замечания по докладной записке, то опишите замечания и выполните задание с результатом «Вернуть в подразделение».

Если эксперт бухгалтерии не написал текст замечаний, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину возврата и выполните задание еще раз».

Если замечаний нет, то выполните задание с результатом «Согласовано».

Согласование с руководителем подразделения

Ознакомьтесь с заявлением и выполните одно из следующих действий:

Если есть причина для отказа в заявлении, то опишите причину отказа и выполните задание с результатом «Отказать».

Если руководитель подразделения не написал причину отказа, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину отказа и выполните задание еще раз».

Если причины нет, то выполните задание с результатом «Согласовано».

Согласование с курирующим проректором

Ознакомьтесь с заявлением и выполните одно из следующих действий:

Если есть причина для отказа в заявлении, то опишите причину отказа и выполните задание с результатом «Отказать».

Если курирующий проректор не написал причину отказа, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину отказа и выполните задание еще раз».

Если причины нет, то выполните задание с результатом «Согласовано».

Согласование с контраткной службой

Ознакомьтесь с заявлением и выполните одно из следующих действий:

Если есть причина для отказа в заявлении, то опишите причину отказа и выполните задание с результатом «Отказать».

Если эксперт контрактной службы не написал причину отказа, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину отказа и выполните задание еще раз».

Если есть замечания по заявлению, то опишите замечания и выполните задание с результатом «Вернуть в подразделение».

Если эксперт контрактной службы не написал текст замечаний, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину возврата и выполните задание еще раз».