Инструкция по оформлению архивной справки
- Оформление архивной справки
- Уведомление о начале процесса оформления архивной справки
- Согласование с проректором по учебной работе
- Исполнение помощником проректора по учебной работе
Дополнительная информация
Оформление архивной справки
Заявитель подает запрос на справку в отдел делопроизводства и контроля или в деканат/дирекцию факультета/института.
В зависимости от этого назначается инициатор процесса - Инспектор по контролю за исполнением поручений или Ответственный сотрудник деканата/дирекции.
Инициатору необходимо подготовить скан запроса на архивную справку. Оригинал запроса помещается в ячейку заведующей архивом в канцелярии ИГУ.
Инициатор запускает процесс оформления архивной справки в СЭД Directum.
Войдите в модуль "Ввод документов" (Общая папка\Ввод документов).
Выберите "Оформление архивной справки".
После нажатия кнопки откроется мастер оформления архивной справки.
Поля, отмеченные *, обязательны к заполнению
- Запрос на выдачу архивной справки добавляется с компьютера с помощью
. Прикрепляется скан запроса на получение архивной справки. - Объект запроса заполняется вручную. Указывается ФИО лица, на которое должна быть составлена архивная справка.
Нажмите кнопку Далее. После выполнения операции откроется окно следующего вида.
Для отслеживания этапов согласования перейдите в папку "Исходящие".
Уведомление о начале процесса оформления архивной справки.
После старта процесса оформления архивной справки инспектор по контролю за исполнением поручений отдела делопроизводства и контроля получает уведомление о начале процесса оформления архивной справки.
Задания для заведующей архивом
После старта процесса оформления архивной справки заведующая архивом может получить следующие задания:
- Ознакомьтесь с запросом и укажите срок его исполнения.
В открывшемся окне укажите срок выполнения.
Срок исполнения не должен превышать 30 дней.
- Подготовьте архивную справку.
После указания срока исполнения подготовьте архивную справку в формате Word согласно архивным данным.
После составления архивной справки выполните задание.
Выберите с компьютера сформированную архивную справку в формате Word и нажмите "Открыть".
- Внесите изменения в архивную справку согласно замечаниям.
Ознакомьтесь c замечаниями от проректора по учебной работе, внесите необходимые изменения в архивную справку (откройте документ Word, отредактируйте его и нажмите "Сохранить") и нажмите Выполнить.
- Выдайте архивную справку лично заявителю.
После согласования с проректором по учебной работе заведующая архивом получит от помощника проректора по учебной работе задание "Выдайте архивную справку лично заявителю".
Выдайте архивную справку лично заявителю. После выдачи выполните задание.
Согласование с проректором по учебной работе
Ознакомьтесь с формой архивной справки и выполните одно из следующих действий:
- Если есть замечания, то укажите их и выполните задание с результатом «Отправить на доработку».
Если проректор по учебной работе не написал текст замечаний, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину возврата и выполните задание еще раз».
- Если замечаний нет, то выполните задание с результатом «Форма архивной справки согласована».
Исполнение помощником проректора по учебной работе
- После согласования с проректором по учебной работе помощник проректора по учебной работе получит задание "Подпишите архивную справку у проректора по учебной работе и поместите в ячейку заведующей архивом".
Распечатайте согласованную форму справки, подпишите ее у проректора по учебной работе, поставьте на нее печать учреждения и поместите в ячейку заведующей архивом. После этого выполните задание.
