Общая инструкция по оформлению командировки

• Приказ № 295 от 01.07.2013 О согласовании командировок
• Описание типового маршрута "Согласование командировки"
• Подготовка заявления на командировку
• Подготовка служебной записки к приказу о командировании
• Отправка документов на согласование
• Согласование командировки с Руководителем, направляющим в командировку, Руководителем подразделения, Владельцем средств, Начальником управления кадров, Сотрудником,осуществляющим контроль средств по темам НИР, Начальником ФЭУ, Главным бухгалтером, Уполномоченным проректором
• Уведомление об отказе или о согласовании командировки
• Согласованное заявление/служебная записка на исполнении в канцелярии или управлении международных связей

Подготовка заявления на командировку

Подготовить заявление к отправке на согласование можно двумя способами:

• Автоматически создать документ, заполнив формы.
• Создать документ на основе бумажного носителя.

Автоматическое создание документа из формы

Воспользуйтесь модулем "Ввод документов" (переход Общая папка/ Ввод документов). Выберите ссылку "Оформить командировку".

Шаг 1. Запрос основных параметров.

1. «Тип документа»: выберите «Заявление на командировку».
2.  «Финансирование»: выберите нужный параметр.
   
3. «Подписывающий»: выберите ректора/проректора согласно приказу № 536 от 04.09.2015 О распределении обязанностей между руководством.
4. «ФИО руководителя»: cистема проставляет автоматически. При необходимости значение поля можно изменить.
5. В поле «ФИО командируемого сотрудника» cистема проставляет автоматически ФИО сотрудника запустившего программу. При необходимости значение поля можно изменить:

1. Наберите первые буквы фамилии и нажмите Enter.

2. Откроется справочник «Работники». Из списка выберите нужную фамилию (двойным нажатием мыши).

3. В поле «ФИО руководителя» вставится имя выбранного сотрудника.

6. Нажмите кнопку «Далее».

Шаг 2. Запрос дополнительных параметров.

Заполните параметры:

1. «Дата документа», «ФИО руководителя в родительном падеже»,«ФИО командируемого сотрудника в винительном падеже», «Должность руководителя в родительном падеже», «Должность командируемого сотрудника в винительном падеже» и «С» система заполняет автоматически. При необходимости значение полей можно изменить.
2. «Куда», «Цель» и «Основание командировки» заполните данные поля.
3. «По» в данном поле выберите дату возращения из командировки.

4. Нажмите кнопку «Далее». При оформлении заявления на командировку с финансированием система перейдет на Шаг 3, без финансирования перейдет к запросу параметров согласования.

Шаг 3. Параметры финансирования.

Заполните параметры. Образец на скришоте ниже.

P.S. Если у Вас имеются несколько видов расходов, то заполните соответствующие поля.

В случае, если у Вас больше 3-х дополнительных расходов, то Вы можете перечислить виды расходов в одном поле через запятую.

Нажмите кнопку «Далее». Система перейдет к запросу параметров согласования.

Создание заявления на основе бумажного носителя

Воспользуйтесь модулем "Ввод документов" (переход Общая папка/ Ввод документов). Выберите ссылку "Оформить командировку".

Шаг 1. Запрос основных параметров.

1. «Тип документа»: выберите «Заявление на командировку».
2.  «Финансирование»: выберите нужный параметр.
   
3. «Подписывающий»: выберите ректора/проректора согласно приказу № 28 от 23.01.2013 О распределении обязанностей между руководителями.
4. «ФИО руководителя»: cистема проставляет автоматически. При необходимости значениеполя можно изменить.
5. В поле «ФИО командируемого сотрудника» cистема проставляет автоматически ФИО сотрудника запустившего программу. При необходимости значение поля можно изменить.
6. Отсканируйте документ с помощью программ сканирования, установленных на Ваш компьютер.
   1. Выберите отсканированный документ в поле «Документ»:
   2. Нажмите на кнопку .
   3. Откроется окно выбора документа, выберите (двойным нажатием мыши) нужный документ.

Если при добавлении документа возникает ошибка блокировки документа, проверьте не открыт ли данный документ в других приложениях (Word, Excel, PDF и др.).

Закройте эти приложения и повторите добавление еще раз.

4. В поле «Документ» вставится имя выбранного документа.

7.  Нажмите кнопку «Далее». Система перейдет к запросу параметров согласования.

Подготовка служебной записки к приказу о командировании

При изменении параметров командирования оформляют служебную записку. Подготовитьслужебную записку к отправке на согласование можно двумя способами:

• Автоматически создать документ, заполнив формы.
• Создать документ на основе бумажного носителя.

Автоматическое создание служебной записки из формы

Войдите в модуль "Ввод документов" (Общая папка/ Ввод документов). Выберите ссылку "Оформить командировку".

Шаг 1. Запрос основных параметров.

1. «Тип документа» выберите «Служебная записка к приказу о командировании».
2. Остальные параметры заполняются так же как при оформлении заявления.

3.  Нажмите кнопку «Далее».

Шаг 2. Параметры служебной записки.

Заполните параметры:

Нажмите кнопку «Далее». Система перейдет к запросу параметров согласования.

Создание служебной записки на основе бумажного носителя

Воспользуйтесь модулем "Ввод документов" (переход Общая папка/ Ввод документов). Выберите ссылку "Оформить командировку".

Шаг 1. Запрос основных параметров.

Заполните параметры (подробнее смотри создание заявления из файла).

 Нажмите кнопку «Далее». Система перейдет к запросу параметров согласования.

Отправка документов на согласование

 Шаг 1.Запрос параметров согласования.

Заполните параметры:

1. При необходимости, Вы можете открыть документ по появившейся ссылке и внести необходимые изменения.
2. В поле «Папка» выберите папку для сохранения документа. Если не указать папку для сохранения, документ можно будет найти только поиском.
3. Поле «Согласование по темам НИР» выберите сотрудника согласно приказу № 83 от 04.03.2013г.

• Вед. инженер НИЧ Поплевко В.П. – по темам № 110-ХХ-ХХХ, 500-ХХ-ХХХ (гранты Президента РФ).
• Вед. экономист НИЧ Раевская Р.М. - № 111-ХХ-ХХХ.
• Зам. гл. бухгалтера Скачкова С.Ю. - № 113-ХХ-ХХХ, 500-ХХ-ХХХ (ФЦП), РХХХ-ХХ-ХХХ.

4. Поле «Владелец средств»: выберите ответственного за средства, выделяемые на командировку.
5. Остальные поля заполняются автоматически, при необходимости значения полей можно изменить.
6. Нажмите кнопку «Далее».

Шаг 2. Результат работы мастера.

Документ отправлен на согласование. Для отслеживание этапов согласования перейдите в папку «Исходящие».

Согласование командировки с Руководителем, направляющим в командировку, Руководителем подразделения, Владельцем средств, Начальником управления кадров, Сотрудником,осуществляющим контроль средств по темам НИР, Начальником ФЭУ, Главным бухгалтером, Уполномоченным проректором

Рассмотрите заявление на согласование командировки.

1. Если есть причина для отказа в заявлении, то укажите причину отказа и выполните задание с результатом «Отказать».
Если причина отказа не указана, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину отказа и выполните задание еще раз».
2. Если причины нет, то выполните задание с результатом «Передать на дальнейшее согласование».

 После согласования на всех этапах или отказе на одном из них инициатору приходит уведолмение.

Уведомление об отказе или о согласовании командировки

После согласования командировки или при отказе одного из согласующих инициатору приходит уведомление.

Ознакомьтесь с уведомлением.

Согласованное заявление/служебная записка на исполнении в канцелярии или управлении международных связей

После согласования командировки:

• Командировка по России - сотруднику канцелярии приходит задание на подготовку приказа.
• Командировка зарубеж - сотруднику управления международных связей приходит задание на подготовку приказа.

Онакомьтесь с документом и выполните следующее:

1. Подготовьте приказ.
2. Передайте приказ на подписание.
3. После подписания зарегистрируйте приказ.
4. Выполните полученное задание на оформление приказа.

После выполнения задания на подготовку приказа инициатору приходит уведомление о подписании и регистрации приказа.