Документооборот

РАБОТА С ЗАДАЧАМИ И ЗАДАНИЯМИ

В системе DIRECTUM в основе любого взаимодействия двух или более сотрудников всегда лежит какая-либо задача. Для решения задачи для каждого из ее исполнителей создаются задания.

Ссылки на задачи, которые создает пользователь, автоматически помещаются в его папку «Исходящие», а все задания приходят в папку «Входящие».

СОЗДАНИЕ ЗАДАЧИ

Создание новой задачи в проводнике системы

Для создания задачи нужно воспользоваться одним из способов:

• через главное меню Файл/Создать/Создать задачу;

• через контекстное меню Создать задачу;

• кнопка на панели инструментов Создать/Создать задачу;

• клавиши <Ctrl>+<K>.

Заполнение карточки задачи

Карточка задачи имеет следующую структуру:

Заполнить карточку можно вручную или автоматически (воспользовавшись типовым маршрутом).

Ручное заполнение карточки задачи

Для того чтобы задачу можно было стартовать, нужно заполнить все обязательные поля в ее карточке. Последовательность действий при ручном заполнении карточки задачи следующая.

Поле *Тема заполняется кратким описанием задачи.

Поле *Маршрут. Можно заполнить поле, перечислив пользователей или группы пользователей через «;». При этом можно указать только части имен - они будут автоматически расширяться до полных. Для всех исполнителей можно указать тип маршрутизации, срок исполнения и тип задания.

Кнопка Маршрут предназначена для более детального заполнения маршрута.

В этом случае откроется окно «Маршрут задачи», в котором отображаются следующие поля:

• *Пользователи. Поле содержит список всех пользователей системы, разбитый по группам;

• *Этапы. Поле содержит список этапов задачи с указанием имен их исполнителей, сроков исполнения и типа приходящего исполнителю задания (уведомление или задание);

• *Тип маршрутизации. Поле содержит тип маршрутизации. Возможные варианты: «Последовательная», «Параллельная», «Сложная».

Кроме указанных полей в окне есть две галочки:

• Уведомления об этапах. Если поле заполнено, то инициатору будет приходить уведомление об исполнении каждого из этапов;

• Контроль задачи. Если поле заполнено, то по завершении последнего из этапов инициатору придет задание-контроль.

• Наблюдатели - это сотрудники, которые должны быть в курсе выполнения работ. При назначении их наблюдателями в задаче они автоматически получат уведомления о старте задачи.

Назначить наблюдателей можно, заполнив параметры в окне «Наблюдатели задачи», или указав имена (или части имен) наблюдателей через «;» в поле Наблюдатели карточки задачи.

Текстовое поле карточки задачи разбито на две части: в нижней части (области редактируемого текста) вводится текст по текущей задаче, а в верхней, не редактируемой части (области переписки), содержится переписка по всему семейству задач, включая подзадачи.

Для назначения прав доступа к задаче необходимо выбрать один из предопределенных типов прав доступа в поле Тип прав:

• «Всем». Если поле заполнено, то доступ к задаче будет предоставлен всем пользователям системы;

• «Всем участникам». Если поле заполнено, то доступ к задаче будет у участников всего семейства задач: инициаторов, исполнителей и наблюдателей;

• «Ручной». Если поле заполнено, то доступ к задаче задается вручную явно. Права в этом случае назначаются по кнопке Настроить права на задачу.

Можно добавлять вложения в задачу, задание, задание-контроль и уведомление на любом этапе работы с ними.

На этапах «Инициализация» и «В работе» для задачи можно определить важность, чтобы обратить на нее особое внимание пользователей. Установленная важность задачи относится ко всем заданиям этой задачи. Высокая и низкая важность отображаются в проводнике системы в колонке !.

Для назначения важности используются кнопки на панели инструментов карточки задачи:

- высокая важность;

- низкая важность.

В ходе работы над задачей важность может быть изменена инициатором.

Старт/сохранение задачи

После заполнения всех обязательных полей и определения дополнительных параметров можно:

• стартовать задачу:

• через главное меню Файл/Старт;
• кнопка на панели инструментов карточки задачи;
• клавиши<Ctrl>+<Enter>.

В результате задача перейдет в состояние «В работе», и один или несколько исполнителей (в зависимости от типа маршрутизации) получат задание.

• сохранить задачу, не стартуя:

• через главное меню Файл/Сохранить;
• через кнопка на панели инструментов карточки задачи;
• клавиши <Ctrl>+<S>.

В результате задача сохранится в состоянии «Инициализация», задания по ней исполнителями получены не будут. В дальнейшем задачу можно будет открыть, изменить некоторые поля, или стартовать.