Документооборот

ПОИСК ОБЪЕКТОВ ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

В системе имеются развитые возможности для осуществления поиска различных объектов системы. Поиск позволяет находить объекты по значениям реквизитов карточек, по фрагментам текста, по данным истории работы и по связям с другими объектами.

В результате поиска открывается окно, содержащее ссылки на найденные по заданным критериям объекты.

ПОИСК ДОКУМЕНТОВ

Общий поиск

Общий поиск позволяет одновременно искать документы, задачи, задания и папки по одним и тем же критериям, например, по строке в тексте и/или карточке объекта, по дате редактирования.

Для выполнения этого поиска нужно выполнив следующие действия:

• выбрать в главном меню пункт Поиск/Общий поиск;

• кнопка на панели инструментов;

• клавиши <Ctrl> + <F>.

В окне результатов поиска отобразятся все документы, задачи, задания и папки, которые удовлетворяют заданным критериям.

Свободные поиски документов

Поиск «Мои последние измененные документы» позволяет быстро находить документы, для которых в течение последних 15 дней пользователь осуществлял следующие действия:

• создание документа;

• изменение текста документа;

• создание версии документа;

• изменение карточки документа;

• подписание;

• импорт документа.

Для выполнения этого поиска нужно выбрать в главном меню пункт Поиск/Мои последние измененные документы.

Поиск по параметрам позволяет искать документы по критериям, задаваемым пользователем. Для того чтобы запустить поиск, нужно воспользоваться одним из способов:

• через главное меню Поиск/Поиск документов;

• кнопка на панели инструментов;

• клавиши <Ctrl>+<D>.

При этом открывается окно «Поиск документов», содержащее поля для задания критериев поиска. Поиск можно производить по следующим критериям:

• поиск по полям карточки;

• поиск по тексту документа (полнотекстовый поиск).

Поиск по текстовым полям карточки.

К текстовым полям карточки относятся, например, такие поля, как Наименование.

Для того чтобы задать критерии поиска, нужно нажать на кнопку . При этом откроется окно:

Равно. Заполняется, если известно точное значение при поиске по данному полю.

Содержит. Заполняется, если известна часть значения при поиске по данному полю. Кнопка Добавить предназначена для добавления нового условия поиска в поле Значения. Предварительно условие нужно указать в поле Равно или Содержит.

Способ объединения значений. Условие для объединения значений критериев поиска.

Значения. Список условий, по которым происходит поиск.

Кнопка OK предназначена для утверждения результирующего условия поиска и перенесения условия в поле Значения.

Поиск по полям карточки, содержащим даты

Поля, содержащие даты, это, например:

Дата создания. Поле, в котором указывается дата создания искомого документа.

Дата редактирования. Поле, в котором указывается дата последнего редактирования искомого документа.

Для того чтобы задать критерии поиска, нужно нажать на кнопку.При этом откроется окно:

Поиск по полям карточки, связанным со справочником

Со справочниками связаны такие поля, как, например:

Автор. Автор искомого электронного документа из справочника Пользователи.

Вид электронного документа. Вид искомого электронного документа из справочника Виды электронных документов.

Для того чтобы задать критерии поиска, нужно нажать на кнопку . При этом откроется окно:

Поиск по тексту документа (полнотекстовый поиск)

Поиск по тексту документа задается в поле Текст.

Для того чтобы задать критерии поиска по тексту документов, нужно нажать на кнопку. При этом откроется окно:

Общие правила осуществления поиска по тексту документа:

• поиск идет без учета регистра символов;

• ищутся документы, в которых есть указанные слова. Если нужно найти слово с различными окончаниями, то вместо окончания необходимо ставить звездочку «*» или искать по словоформам.

Быстрый поиск

Быстрый поиск позволяет искать документы, задачи, задания, папки по фрагменту текста в областях «Текст» и «Карточка» с учетом последних настроек в карточке общего поиска.

Быстрый поиск можно осуществить, введя фрагмент текста для поиска в строке быстрого поиска. Затем нужно:

• нажать клавишу <Enter>;

• нажать кнопку .

Действия в окне результатов поиска

В окне результатов поиска можно осуществлять все действия с документами, папками и ссылками на них, которые рассматривались выше.

Если был осуществлен какой-либо поиск, и результаты не удовлетворяют пользователя, то критерии поиска можно изменить, выполнив следующие действия:

• через главное меню Поиск/Изменить критерии;

• кнопка на панели инструментов окна результатов поиска  ;

• клавиша <F6>.

ПАПКИ ПОИСКА

В некоторых случаях возникает необходимость регулярно искать документы (задачи, задания или компоненты), соответствующие определенным критериям, состав которых может со временем изменяться. Например, нужно искать все действующие в определенном промежутке времени договоры. Каждый раз настраивать одни и те же параметры поиска электронных документов не слишком удобно. Для этих целей лучше использовать специальный тип папок: папки поиска.

Для создания папки поиска нужно при создании обычной папки в ее карточке поставить флажок в поле Папка поиска, после чего по кнопке Критерии нужно задать набор критериев, в соответствии с которыми объекты будут помещаться в создаваемую папку.

Каждый раз при открытии папки состав объектов в ней будет обновляться. Таким образом, будет осуществляться поиск объектов по заданным при создании папки критериям, и ссылки на все найденные объекты будут помещаться в папку поиска.

ПОИСК ПАПОК

Контекстно-зависимый поиск

Поиск «Находится в папках» позволяет быстро находить все папки, в которых размещены ссылки на выделенный объект системы.

Для того чтобы найти папки, в которых находится выделенный объект, нужно воспользоваться одним из способов:

• через главное меню Файл/Находится в папках;

• через контекстное меню Находится в папках.

В окне результатов поиска будут отображаться ссылки на папки, в которых находится выделенный объект и на которые у пользователя есть права.

Свободный поиск

Поиск позволяет искать папки по критериям, определенным пользователем. Окно поиска папок похоже на окно поиска документов, и все принципы задания условий поиска те же (за исключением того, что отсутствует полнотекстовый поиск).

Для того чтобы запустить поиск, воспользуйтесь одним из способов:

• через главное меню Поиск/Поиск папок;

• кнопка на панели инструментов;

• клавиши<Ctrl>+<P>.