Документооборот

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ДЕЙСТВИЯ С ДОКУМЕНТАМИ

Изменение карточки документа и прав доступа к документу

Для того чтобы открыть карточку документа, воспользуйтесь одним из способов:

• через главное меню Файл/Открыть/Открыть карточку,

• через контекстное меню Открыть карточку,

• кнопка на панели инструментов;

• клавиша <F7>.

В карточке документа можно изменить ряд полей, например, название документа, а также задать права доступа к документу.

Для документов определены следующие типы прав доступа:

• «Просмотр» - можно только просматривать содержимое карточки и открывать документ для просмотра. При таком типе прав недоступны скрытые версии документа;

• «Изменение» - можно изменять содержимое карточки и текст документа, но нельзя изменять права доступа и удалять документ;

• «Полный» - можно производить любые действия с документом, включая изменение карточки, прав доступа, удаление версии и удаление документа (если только не установлен запрет на удаление пользователями документов и папок).

Создание новой версии

Для того чтобы создать версию, воспользуйтесь одним из следующих способов:

• через главное меню Действия/Создать версию,

• через контекстное меню Создать версию.

Состояние документа

В окне состояния электронного документа содержатся сведения о документе и о версиях документа: количество и состояние версий, подписанность каждой версии, информация о блокировке версии, размер версии, автор версии.

В этом окне можно выполнить следующие действия:

• изменить состояние версии документа;

• подписать версию;

• получить информацию о подписях;

• изменить примечание к версии;

• блокировать версию;

• разблокировать версию;

• удалить версию документа;

• сделать версию скрытой;

• изменить вид документа;

• изменить тип карточки документа;

• изменить стадию жизненного цикла документа;

• ознакомиться со схемой жизненного цикла документа;

• открыть версию документа для просмотра и изменения.

Для того чтобы открыть окно состояния электронного документа, необходимо выделить ссылку на документ и воспользоваться одним из способов:

• через главное меню Файл/Состояние документа,

• через контекстное меню Состояние документа;

• клавиши <Alt>+<Enter>;

• кнопка на панели инструментов.

Изменение текста документа

Для того чтобы открыть документ для изменения, воспользуйтесь одним из способов:

• через главное меню Файл/Открыть/Открыть,

• через контекстное меню Открыть;

• двойной щелчок мышью по ссылке;

• клавиша <Enter>.

Оповещение об освобождении документа

При редактировании документа одним пользователем текущая версия становится недоступной для редактирования другим пользователем. Поэтому, если версия документа уже редактируется, откроется соответствующее предупреждение. В этом сообщении можно выполнить следующие действия:

• открыть документ для просмотра;

• не открывать документ;

• получить оповещение об освобождении документа;

• повторить попытку открытия документа для редактирования.

Открытие документа для просмотра

Иногда бывает удобно открыть документ только для просмотра. Для этого нужно воспользоваться одним из способов:

• через главное меню Файл/Открыть/Открыть документ для просмотра;

• контекстное меню Открыть документ для просмотра.

Копирование документа

В отличие от функции копирования ссылок на документ, функция копирования документа предполагает создание нового документа на основе другого документа. При этом в новый документ копируются параметры и права доступа исходного документа.

Для того чтобы копировать документ, нужно воспользоваться одним из способов:

• через главное меню Файл/Копировать папку/документ;

• через контекстное меню Копировать документ.