Документооборот
РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ
В системе DIRECTUM под термином «электронный документ» подразумевается объект, состоящий из двух частей: из карточки и из текста.
В карточке документа хранятся значения основных реквизитов документа, таких как наименование, дата, номер, автор.
В тексте хранится содержимое документа.
Создание документа из шаблона
Наиболее часто используемый способ создания новых документов – создание их на основе готовых шаблонов, хранящихся в системе.
Для того чтобы создать документ из шаблона, воспользуйтесь одним из способов:
• через главное меню Файл/Создать/Создать документ из шаблона;
• через контекстное меню Создать документ из шаблона;
При создании документа открывается окно «Создание электронного документа», содержащее следующие поля:
• *Вид электронного документа, например: приказы, служебные записки, исходящие письма. Вид документа используется для автоматического формирования наименования, задания права утверждающей подписи.
• *Тип карточки. Как правило, для каждого вида документа существует только один тип карточки. Поэтому при выборе вида электронного документа данное поле заполнится автоматически и его можно не изменять.
• *Шаблон, на основании которого будет создан новый документ. Для каждого вида документа могут существовать специально созданные для него шаблоны, либо можно будет выбрать любой из шаблонов, имеющихся в системе.
• *Приложение-редактор, которое будет использоваться для работы с текстом документа. Если поле *Шаблон заполнено, то автоматически заполняется тем приложением, в котором был создан шаблон.
• Сохранить в. Папка в системе DIRECTUM, в которую будет помещена ссылка на документ. Если в текущую папку вставить ссылку на создаваемый документ нельзя, например, в случае, если документ создается не в папке для документов или у пользователя отсутствуют права на изменение папки, в которой создается документ, то по умолчанию будет предложена папка, в которую была успешно вставлена ссылка при прошлом создании электронного документа. Если папка не задана, то электронный документ создается в системе DIRECTUM без автоматического размещения ссылки на него в какую-либо папку. Найти такой документ можно будет только с помощью функции поиска.
Кроме указанных полей в окне есть галочка:
• Открыть документ. Если галочка установлена в этом поле, то после заполнения и сохранения карточки документ будет открыт, иначе он просто сохранится в хранилище DIRECTUM.
После заполнения полей в окне «Создание электронного документа» нужно нажать на кнопку ОК. Откроется карточка документа, в которой нужно заполнить все обязательные поля. Работа с карточкой документа описана в разделе «Структура карточки документа».
Структура карточки документа
Разным видам документов соответствуют разные типы карточек. Но все типы карточек имеют следующую структуру:
В карточке есть обязательные и необязательные поля. Обязательные поля обозначаются символом «*» в начале названия поля. Если имеются незаполненные обязательные поля, то сохранить карточку документа нельзя. Системой DIRECTUM поддерживается несколько типов полей карточки, каждый из которых имеет свои особенности при вводе:
• Число. Допускается ввод знаков «+», «-», «.» и цифр.
• Строка. Значение поля этого типа может содержать любые символы, которые можно ввести с клавиатуры.
• Дата. Данные в поле типа «Дата» вводятся в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 01.01.2007, т.е. первое января 2007 года). Значения в поле могут вводиться с клавиатуры или задаваться с помощью встроенного календаря, который вызывается нажатием кнопки
.
• Справочник. Данные в этот тип поля вводятся путем выбора значения из справочника. У данных полей справа имеется кнопка 
. При нажатии на эту кнопку открывается окно соответствующего справочника в режиме выбора, в котором нужно выбрать нужную запись. Выбор производится двойным щелчком мыши на нужной записи.
Для ускорения поиска по справочнику можно в поле типа «Справочник» ввести часть искомого значения и нажать клавишу <Enter>. Если введенной подстроке будет соответствовать только одна запись, то она будет выбрана автоматически. Если записей, содержащих введенную подстроку, будет несколько, то откроется окно справочника, содержащее эти записи.
• Признак. Значение нужно выбрать из предлагаемого, как правило, небольшого списка значений, добавлять или изменять состав которого нельзя. Для выбора значения поля нужно нажать на кнопку
.
Строка состояния располагается в самом низу карточки и содержит следующие сведения:
• идентификатор записи (ИД) - уникальный числовой код записи в системе;
• контекст - режим работы с карточкой: «Просмотр», «Добавление» или «Изменение».
Создание документа из файла
Cпособ, предназначенный для использования в тех случаях, когда у пользователя есть файл с текстом документа. При создании документа из файла в текст документа помещается содержимое файла.
Для того чтобы создать документ из файла в системе DIRECTUM, можно воспользоваться следующими способами:
• через главное меню Файл/Создать/Создать документ из файла;
• через контекстное меню Создать документ из файла;
• переслать файл из проводника системы.
Открывшееся окно «Создание электронного документа из файла» будет аналогично окну «Создание электронного документа» при создании документа из шаблона. Но дополнительно к параметрам, описанным в разделе «Создание документа из шаблона», будут запрошены следующие:
• *Имя файла;
• *Приложение-редактор;
• Удалить файл на диске.
