Документооборот

РАБОТА С ПАПКАМИ

Типы папок

В системе DIRECTUM существуют следующие типы папок, исходя из объектов, которые они содержат: универсальные папки; папки, содержащие документы; папки, содержащие задачи; папки, содержащие задания; папки, содержащие компоненты; папки поиска документов; папки поиска задач; папки поиска заданий; папки поиска компонент.

Универсальные папки могут содержать в себе практически все элементы системы. Другие виды папок могут содержать в себе только один тип элементов. Также в папку любого типа можно поместить папку другого типа. Например, в папку для документов можно поместить папку для задач.

Предопределенные папки

В системе DIRECTUM есть пять предопределенных папок, которые не могут быть удалены. Эти папки образуют первый уровень дерева всех папок системы DIRECTUM. Описание предопределенных папок сведено в таблицу.

Папка	Объекты	Особенности использования
Входящие	Задания	В папку автоматически вставляются ссылки на задания, адресованные пользователю
Исходящие	Задачи	В папку автоматически вставляются ссылки на задачи, которые создает пользователь
Избранное	Документы, папки, задания, задачи, варианты запуска компонент, записи справочника	Пользователь вставляет в папку ссылки на документы, папки, задания, задачи, варианты запуска компонент, записи справочника по своему усмотрению
Общая папка	Документы	В папке хранятся ссылки на папки и документы, нужные большинству пользователей системы. Пользователь видит документы и папки, на которые у него есть права доступа.
Компоненты	Справочники, отчеты, сценарии	В папке хранятся ссылки на все. Пользователь видит компоненты, на которые у него есть права доступа.

Папки «Входящие», «Исходящие» и «Избранное» являются личными папками пользователя. У каждого пользователя эти папки свои, и пользователь может изменять их содержимое по своему усмотрению. Папки «Общая папка» и «Компоненты» являются общими для всех пользователей системы. Содержимое этих папок, как правило, изменяют один или несколько ответственных пользователей.

Создание папки

Помимо предопределенных папок системы, каждый пользователь может создавать папки, как для личного пользования, так и доступные другим пользователям.

Чтобы создать папку, нужно воспользоваться одним из способов:

• выбрать пункт главного меню Файл/Создатъ/Создатъ папку,

• выбрать пункт контекстного меню Создать папку,

• на панели инструментов для кнопки вызвать встроенное меню и выбрать пункт Создать папку.

Во всех случаях откроется карточка создаваемой папки с возможностью выбора типа папки: Любых объектов/Документов/Задач/Заданий/Компонент. Можно оставить универсальный тип папки, предложенный по умолчанию, или выбрать другой тип папки.

Права доступа к папке

Права доступа пользователя к папке назначаются и изменяются двумя способами:

• в карточке папки;

• в окне настройки прав доступа.

Для того чтобы изменить права доступа к папке, нужно открыть карточку папки и нажать кнопку Права доступа.

Для того чтобы изменить права доступа в окне настройки прав доступа, нужно открыть это окно одним из способов:

• через главное меню Файл/Настроить права доступа,

• через контекстное меню Настроить права доступа.

При изменении прав доступа в окне настройки можно изменять права сразу к нескольким выделенным папкам.

Для папок имеются следующие типы прав доступа:

• «Просмотр» - можно только просматривать содержимое папки и ее карточки;

• «Изменение» - можно изменять содержимое папки и ее карточки, но нельзя изменять права доступа и удалять папку;

• «Полный» - можно производить любые действия с папкой, включая изменение прав доступа и удаление.

При наличии одинаковых прав на папку у пользователей, каждый пользователь может видеть в папке разное количество ссылок. Состав ссылок, которые пользователь видит в папке, зависит от прав пользователя на объекты, ссылки на которые размещены в папке. Если у пользователя нет прав на объект, то ссылку на него он не увидит, вне зависимости от прав на папку.

Изменение свойств папки

Изменить название, тип папки, примечание и права доступа к папке можно в карточке папки. Для того чтобы открыть карточку, нужно воспользоваться одним из способов:

• через главное меню Файл/Открыть/Открыть карточку,

• через контекстное меню Открыть карточку,

• кнопка на панели инструментов;

• клавиша <F7>.

При изменении прав доступа к папке существует возможность их применения ко всем вложенным в папку объектам. Для того чтобы применить права папки к вложенным объектам, нужно выбрать соответствующий пункт в сообщении «Применить права папки «Название папки» к ее содержимому?», открывающемся после сохранения папки.

Копирование папки

Функция копирования папки предполагает создание новой папки на основе существующей:

• через главное меню Файл/Копировать папку/документ,

• через контекстное меню Копировать папку.

Удаление папки

В отличие от удаления ссылки на папку, операция удаления папки предполагает ее физическое удаление из системы, включая автоматическое удаление всех ссылок на нее. При удалении папки удаляются все содержащиеся в ней ссылки, сами объекты при этом не удаляются. Удаление папок недоступно для пользователей, если администратором системы установлен глобальный запрет на удаление пользователями документов и папок.

Для того чтобы удалить папку, воспользуйтесь одним из способов:

• через главное меню Файл/Удалить папку/документ;

• через контекстное меню Удалить папку;

• кнопка на панели инструментов;

• клавиша <Del>.

Дополнительные операции с папками

При работе с папками фиксируется история. В истории работы с папкой отображаются такие события, как создание и изменение карточки папки.

Для того чтобы посмотреть историю работы с папкой, воспользуйтесь одним из способов:

• через главное меню Файл/История;

• через контекстное меню История.