Контроль исполнения документов

Основной целью контроля является обеспечение эффективности управления на основе принятия своевременных мер по безусловному исполнению документов и поручений, повышения ответственности и исполнительской дисциплины сотрудников.

Основными задачами контроля являются:

1. обеспечение своевременного и качественного исполнения документов и поручений;
2. своевременное выявление отклонений в сроках и качестве выполнения документов и поручений;
3. предупреждение неисполнения или ненадлежащего исполнения документов и поручений, а также принятие мер по данным фактам.

Контроль исполнения документов включает в себя:

1. постановку на контроль;
2. проверку и регулирование хода исполнения;
3. снятие с контроля;
4. учет и анализ результатов исполнения документов.

1. Постановка на контроль и исполнение документов.

• Постановке на контроль в канцелярии  подлежат все поступающие в адрес ФГБОУ ВПО «ИГУ» документы, требующие исполнения и подготовки ответа.

При постановке документа на контроль в левом поле документа проставляется буква «К».

• Ответственным исполнителем входящих документов является должностное лицо, указанное в резолюции первым.
• Ответственный исполнитель контролирует исполнение всего документа в целом, осуществляет свод информации и при необходимости готовит общий ответ независимо от того, что исполнение тех или иных пунктов документа может не входить в его компетенцию.
• Ответственному исполнителю принадлежит право получения необходимой информации в установленные им сроки для составления обобщающей информации.

Ответственный исполнитель представляет информацию об исполнении документа, завизированную всеми соисполнителями.

• Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественное, своевременное исполнение документа и обязаны в сроки, установленные ответственным исполнителем, представить ему все необходимые материалы и сведения.

Соисполнители не вправе самостоятельно направлять информацию об исполнении документа, минуя ответственного исполнителя.

• Замена ответственного исполнителя или передача документа на исполнение другому должностному лицу может быть осуществлена только по резолюции того должностного лица, которым было дано поручение.
• Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Индивидуальный срок исполнения указан либо в тесте документа, либо в резолюции к нему.

Типовой срок исполнения документов исчисляется с момента получения. В случае, когда срок не указан, документ должен быть исполнен в десятидневный срок.

• Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях со дня его регистрации.

Если истечение типового срока исполнения выпадает на выходной (праздничный) день, в этом случае последним днем исполнения документа считается следующий за ним рабочий день.

Если истечение индивидуального срока исполнения выпадает на выходной (праздничный) день, в этом случае последним днем исполнения документа считается предшествующий ему рабочий день. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения — в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» — исполняются в 3-дневный срок;

- имеющие пометку «оперативно» — в 10-дневный срок;

- остальные — в срок не более месяца;

- по парламентским запросам — не позднее, чем через 15 дней со дня получения;

- по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) — не позднее, чем через 30 дней со дня получения;

- по обращениям граждан и требующим дополнительного изучения и проверки — до одного месяца со дня их регистрации,

по остальным обращениям — не более 15 дней;

- телеграммы, требующие срочного решения, — до двух дней,

остальные, — в течение 10 дней.

• Канцелярии ФГБОУ ВПО «ИГУ» подлежат вправе вернуть документ на доработку в случае, если он оформлен в нарушение требований настоящей Инструкции, о чем на оборотной стороне последнего листа делается соответствующая отметка.
• При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении, работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой делопроизводства все контролируемые документы.
• Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет — не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца — каждые десять дней и за три дня до истечения срока.
• В случае неисполнения документа в установленный срок канцелярия   вправе  информировать ректора университета о нарушении срока исполнения документа.

2. Продление срока исполнения.

• В исключительных случаях срок исполнения документа может быть продлен тем должностным лицом, которым было дано поручение.
• При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя ректора (проректора) мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечении этого срока.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются. Срок исполнения входящих документов, поступивших из федеральных органов государственной власти и их территориальных органов может быть продлен по согласованию с соответствующим органом.

Не подлежат продлению сроки исполнения, установленные законодательством.

• О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу делопроизводства для внесения изменений в электронную карточку автоматизированной системы (новый срок, дата изменения, подпись).

3. Снятие с контроля.

• Документ считается исполненным и подлежит снятию с контроля, когда имеется документальное подтверждение исполнения и об этом извещены все заинтересованные лица.

Промежуточный ответ, запрос по исполняемому документу, протокол совещания, а также устная информация не могут служить основанием для признания документа исполненным.

• Снятию с контроля может подлежать документ, полное или частичное исполнение которого невозможно.

Решение о снятии с контроля документа принимает должностное лицо, которое давало поручение.