Общая инструкция по оформлению документов

Данный модуль позволяет внести документы (официальное письмо, приказ по основной деятельности, внутреннее распоряжение и прочее) в систему и отправить их на согласование с ректором.

 

Оформление документа

  1. Подготовьте документ в электронном виде (Бланки документов размещены в Общая папка/Шаблоны документов).
  2. Воспользуйтесь модулем "Ввод документов" (переход Общая папка/ Ввод документов). Выберите ссылку "Оформить документ".

1

  1. В открывшемся окне заполните параметры:

2 

    1. «Тип документа»: выберите нужный тип документа.
    2. «Документ»:выберите документ с компьютера:
      • Нажмите на кнопку .
      • Откроется окно выбора документа, выберите (двойным нажатием мыши) нужный документ.

3

Если при добавлении документа возникает ошибка блокировки документа, проверьте не открыт ли данный документ в других приложениях (Word, Excel, PDF и др.).

Закройте эти приложения и повторите добавление еще раз.

      • В поле «Документ» вставится имя выбранного документа.
    1. «Приложения» заполняются аналогично полю «Документ».
    2. «Адресат», «Контактное лицо»:  выберите нужные значения. Необходимо заполнить хотя бы одно поле для документов типа "Официальное письмо".
    3. «Контактный телефон»: укажите Ваш контактный телефон.
    4. «Согласующие»: заполните список сотрудников, визирующих документ до согласования с ректором:
        • Нажмите на кнопку .
        • Откроется окно выбора пользователей. В поле «Пользователи» наберите первые буквы фамилии.
      4
        • Из списка выберите нужную фамилию (двойным нажатием мыши).
      5
      •  Нажмите кнопку «Ок».

6

  1. Нажмите кнопку «Далее».

7

Документ отправлен на согласование. Для отслеживания этапов согласования перейдите в папку «Исходящие».

Инициатор документа после старта задания может получить уведомление о согласовании документа.

Ознакомьтесь с уведомлением.

10

 

Визирование/Дополнительное согласование документа

Ознакомьтесь с документом и выполните одно из следующих действий:

  1. Если есть замечания по тексту документа, то укажите их и выполните задание с результатом «На доработку».

        Если замечания не указаны, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину возврата и выполните задание еще раз».

  1. Если замечаний нет, то выполните задание с результатом «Согласовано».

8

 

Согласование документа ректором

Ознакомьтесь с текстом документа и выполните одно из следующих действий:

  1. Если есть замечания по тексту документа, то укажите их и выполните задание с результатом «На доработку».
  2. Если замечаний нет, то выполните задание с результатом «Согласовано».

9