Инструкция по оформлению заявления о выдаче денег в подотчет

Дополнительная информация

Оформление заявления о выдачи аванса в подотчет/возмещении средств

Подготовьте заявления о выдачи аванса в подотчет в электронном виде.
Войдите в модуль "Управление договорами" (Компоненты\Управление договорами).

Выберите "Отправить заявление о выдачи аванса в подотчет".

После нажатия кнопки откроется мастер оформления заявления.

 

Поля, отмеченные *, обязательны к заполнению

  • Выберите тип документа, который Вы хотите отправить на согласование:
    • Заявление о выдаче аванса в подотчёт.
    • Заявление о возмещении средств.
    • Заявление о выдаче аванса в подотчёт для подразделений с обособленным бухгалтерским учетом.
  • Документ: выберите заявление с компьютера (если есть). Для подразделений с обособленным учётом выбор документа с компьютера обязателен. Если документа нет, заполните остальные поля и нажмите кнопку "Далее".
  • Выдать деньги на срок до: поле необходимо заполнить для заявления о выдаче аванса в подотчёт.
  • ФИО Руководителя, ФИО Сотрудника, Проект: выбираются из справочника с помощью .
  • Подписывающий выбирается из справочников с помощью  согласно приказу о распределении обязанностей.

Нажмите кнопку Далее. Если документ не был выбран с компьютера откроется окно следующего вида :

Заполните необходимые поля и нажмите кнопку "Далее".

В зависимости от выбранного типа заявления откроется одно из следующих окон:

Для подотчета:

Для возмещения средств:

 

 Проверьте правильность заполнения полей и укажите срок, до которого выдаются деньги.

Затем нажмите кнопку "Далее".

Если у Вас имеются сопроводительные документы, выберите их с компьютера и укажите наименования.

Затем нажмите кнопку "Далее". Будет создана задача на согласование заявления.

Для отслеживания этапов согласования перейдите в папку "Исходящие".

 

Согласование заявления о выдаче аванса в подотчёт/возмещении средств.

Инициатор заявления после старта задания может получить одно из следующих заданий.

  1. Замечания по заявке от эксперта УБУиК, начальника контрактной службы или проректора по финансово-экономической деятельности.

Ознакомьтесь с замечаниями, внесите изменения в заявку (если это требуется) и выполните задание.

  1. Уведомление об отказе в согласовании заявки.

  1. Уведомление о подписании приказа.

  1. В случае, если рассматривается заявка на выдачу средств в подотчёт, уведомление о предоставлении оригиналов документов приходит через 14 дней после даты, указанной в заявлении. 

Согласование с владельцем средств.

Ознакомьтесь с заявлением и выполните одно из следующих действий:

  1. Если есть причина для отказа в заявлении, то опишите причину отказа и выполните задание с результатом «Отказать». Если владелец средств не написал причину отказа, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину отказа и выполните задание еще раз».
  2. Если причины нет, то выполните задание с результатом «Согласовано».

Согласование по темам НИР.

Если выбран проект, связанный с темами НИР, будет проводится дополнительное согласование.

Согласование с экспертом УБУиК.

Ознакомьтесь с заявлением и выполните одно из следующих действий:

  1. Если есть замечания по заявлению, то опишите замечания и выполните задание с результатом «Вернуть в подразделение». Если эксперт УБУиК не написал текст замечаний, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину возврата и выполните задание еще раз».
  2. Если замечаний нет, то выполните задание с результатом «Передать на дальнейшее согласование». 

Согласование с главным бухгалтером.

Ознакомьтесь с заявлением и выполните одно из следующих действий:

  1. Если есть причина для отказа в заявлении, то опишите причину отказа и выполните задание с результатом «Отказать». Если владелец средств не написал причину отказа, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину отказа и выполните задание еще раз».
  2. Если причины нет, то выполните задание с результатом «Передать на дальнейшее согласование».

Согласование с начальником контрактной службы.

Ознакомьтесь с заявлением и выполните одно из следующих действий:

  1. Если есть замечания по заявлению, то опишите замечания и выполните задание с результатом «Вернуть в подразделение». Если начальник контрактной службы не написал текст замечаний, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину возврата и выполните задание еще раз».
  2. Если замечаний нет, то выполните задание с результатом «Передать на дальнейшее согласование».

Согласование с начальником ФЭУ.

Ознакомьтесь с заявлением и выполните одно из следующих действий:

  1. Если есть причина для отказа в заявлении, то опишите причину отказа и выполните задание с результатом «Отказать». Если начальник ФЭУ не написал причину отказа, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину отказа и выполните задание еще раз».
  2. Если причины нет, то выполните задание с результатом «Передать на дальнейшее согласование».

Согласование с проректором по финансово-экономической деятельности.

Ознакомьтесь с заявлением и выполните одно из следующих действий:

  1. Если есть замечания по заявлению, то опишите замечания и выполните задание с результатом «Вернуть в подразделение». Если проректор по финансово-экономической деятельности не написал текст замечаний, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину возврата и выполните задание еще раз».
  2. Если замечаний нет, то выполните задание с результатом «Передать на дальнейшее согласование».

Согласование с курирующим проректором.

Ознакомьтесь с заявлением и выполните одно из следующих действий:

Если есть причина для отказа в заявлении, то опишите причину отказа и выполните задание с результатом «Отказать». Если курирующий проректор не написал причину отказа, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину отказа и выполните задание еще раз».

Если причины нет, то выполните задание с результатом «Передать на исполнение».

Исполнение заявления отделом делопроизводства и контроля.

Подготовьте приказ по заявлению и передайте бумажный экземпляр приказа на подпись. После подписания и регистрации приказа выполните задание.

Уведомление для эксперта УБУиК о подписании приказа.

 

  

Согласование заявления о выдаче аванса в подотчет для подразделений с обособленным бухгалтерским учетом.

Инициатор заявления после старта задания может получить одно из следующих заданий: 

  1. Замечания по заявлению от бухгалтерии.

Ознакомьтесь с замечаниями, внесите изменения в заявку согласно замечаниям (Откройте задание в системе Directum, выберите документ вложенный в задание. Откройте его и измените. После изменений, сохраните документ, затем нажмите кнопку Выполнить.)
  1. Замечания по заявлению от контрактной службы.

Ознакомьтесь с замечаниями, внесите изменения в заявку согласно замечаниям (Откройте задание в системе Directum, выберите документ вложенный в задание. Откройте его и измените. После изменений, сохраните документ, затем нажмите кнопку Выполнить.)

  1. Уведомление об отказе от руководителя инициатора.
  2. Уведомление об отказе от курирующего проректора.
  1. Уведомление иницатору об исполнении завления.

Согласование с бухгалтерией

Ознакомьтесь с докладной запиской и выполните одно из следующих действий:

  1. Если есть замечания по докладной записке, то опишите замечания и выполните задание с результатом «Вернуть в подразделение».

Если эксперт бухгалтерии не написал текст замечаний, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину возврата и выполните задание еще раз».

  1. Если замечаний нет, то выполните задание с результатом «Согласовано».

Согласование с руководителем подразделения

Ознакомьтесь с заявлением и выполните одно из следующих действий:

  1. Если есть причина для отказа в заявлении, то опишите причину отказа и выполните задание с результатом «Отказать».

Если руководитель подразделения не написал причину отказа, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину отказа и выполните задание еще раз».

  1. Если причины нет, то выполните задание с результатом «Согласовано».

Согласование с курирующим проректором

Ознакомьтесь с заявлением и выполните одно из следующих действий:

  1. Если есть причина для отказа в заявлении, то опишите причину отказа и выполните задание с результатом «Отказать».

Если курирующий проректор не написал причину отказа, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину отказа и выполните задание еще раз».

  1. Если причины нет, то выполните задание с результатом «Согласовано».

Согласование с контраткной службой

Ознакомьтесь с заявлением и выполните одно из следующих действий:

  1. Если есть причина для отказа в заявлении, то опишите причину отказа и выполните задание с результатом «Отказать».

Если эксперт контрактной службы не написал причину отказа, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину отказа и выполните задание еще раз».

  1. Если есть замечания по заявлению, то опишите замечания и выполните задание с результатом «Вернуть в подразделение».

Если эксперт контрактной службы не написал текст замечаний, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину возврата и выполните задание еще раз».

  1. Если замечаний нет, то выполните задание с результатом «Передать на исполнение».

Уведомление руководителю подразделения о согласовании заявления

После согласования заявления с контрактной службой, руководитель подразделения инициатора получает уведомление о согласовании заявления.

Исполнение заявления бухгалтерией

После согласования с контрактной службой эксперт бухгалтерии получает задание об исполнении заявления.