Инструкция по оформлению архивной справки

Дополнительная информация

Оформление архивной справки

Заявитель подает запрос на справку в отдел делопроизводства и контроля или в деканат/дирекцию факультета/института.

В зависимости от этого назначается инициатор процесса - Инспектор по контролю за исполнением поручений или Ответственный сотрудник деканата/дирекции.

Инициатору необходимо подготовить скан запроса на архивную справку. Оригинал запроса помещается в ячейку заведующей архивом в канцелярии ИГУ.

Инициатор запускает процесс оформления архивной справки в СЭД Directum.

Войдите в модуль "Ввод документов" (Общая папка\Ввод документов).

Выберите "Оформление архивной справки".

После нажатия кнопки откроется мастер оформления архивной справки.

Поля, отмеченные *, обязательны к заполнению

  • Запрос на выдачу архивной справки добавляется с компьютера с помощью  . Прикрепляется скан запроса на получение архивной справки.
  • Объект запроса заполняется вручную. Указывается ФИО лица, на которое должна быть составлена архивная справка.

 

Нажмите кнопку Далее. После выполнения операции откроется окно следующего вида.

Для отслеживания этапов согласования перейдите в папку "Исходящие".

 

Уведомление о начале процесса оформления архивной справки.

После старта процесса оформления архивной справки инспектор по контролю за исполнением поручений отдела делопроизводства и контроля получает уведомление о начале процесса оформления архивной справки.

 

Задания для заведующей архивом

После старта процесса оформления архивной справки заведующая архивом может получить следующие задания:

  1. Ознакомьтесь с запросом и укажите срок его исполнения.

В открывшемся окне укажите срок выполнения.

Срок исполнения не должен превышать 30 дней.

  1. Подготовьте архивную справку.

После указания срока исполнения подготовьте архивную справку в формате Word согласно архивным данным.

После составления архивной справки выполните задание.


Выберите с компьютера сформированную архивную справку в формате Word и нажмите "Открыть".

  1. Внесите изменения в архивную справку согласно замечаниям.

Ознакомьтесь c замечаниями от проректора по учебной работе, внесите необходимые изменения в архивную справку (откройте документ Word, отредактируйте его и нажмите "Сохранить") и нажмите Выполнить.

  1. Выдайте архивную справку лично заявителю. 

После согласования с проректором по учебной работе заведующая архивом получит от помощника проректора по учебной работе задание "Выдайте архивную справку лично заявителю".

Выдайте архивную справку лично заявителю. После выдачи выполните задание.

 

Согласование с проректором по учебной работе

Ознакомьтесь с формой архивной справки и выполните одно из следующих действий:

  1. Если есть замечания, то укажите их  и выполните задание с результатом «Отправить на доработку».

Если проректор по учебной работе не написал текст замечаний, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину возврата и выполните задание еще раз».

  1. Если замечаний нет, то выполните задание с результатом «Форма архивной справки согласована».

 

Исполнение помощником проректора по учебной работе

  1. После согласования с проректором по учебной работе помощник проректора по учебной работе получит задание "Подпишите архивную справку у проректора по учебной работе и поместите в ячейку заведующей архивом".

Распечатайте согласованную форму справки, подпишите ее у проректора по учебной работе, поставьте на нее печать учреждения и поместите в ячейку заведующей архивом. После этого выполните задание.