Инструкция по оформлению приказа о проведении массовых мероприятий

Оформление приказа по проведению массового мероприятия.

Задания инициатору.

Согласование с начальником Управления безопасности.

Согласование с начальником отдела документооборота и контроля.

Оформление приказа по проведению массового мероприятия

Для оформления приказа по проведению массового мероприятия, войдите в модуль "Управление безопасности" (Компоненты\Управление безопасности).

Выберите "Оформить приказ по проведению массового мероприятия".

После нажатия кнопки откроется мастер оформления приказа.

Поля, отмеченные *, обязательны к заполнению.

  • Наименование мероприятия: укажите наименование массового мероприятия, которое Вы собираетесь проводить. 
  • Форма проведения: укажите форму массового мероприятия, которое Вы собираетесь проводить.
  • Место проведения: выберите корпус из справочника с помощью .
  • Аудитории: перечислите через запятую номера аудиторий, в которых Вы собираетесь проводить мероприятие.
  • Время проведения: укажите дату и время проведения мероприятия. В случае нескольких дат укажите их через запятую.
  • Количество участников: укажите число участников мероприятия.
  • ФИО ответственного: укажите ответственного за организацию и проведение мероприятия (до 3-х ответственных).

Если по всем пунктам разные ответственные, укажите это, выбрав "Нет" в поле "Один ответственный по всем пунктам?".

Нажмите кнопку Далее. После выполнения операции откроется окно следующего вида.

Выберите ответственного за соблюдение мер безопасности, дисциплины и общественного порядка, контроля количества присутствующих на мероприятии людей и ответсвенного за обеспечение безопасной эвакуации людей на случай пожара либо чрезвычайной ситуации иного характера.

Если по этим пунктам ответственный тот же, что и ответственный за организацию и проведение мероприятия,то на предыдущем этапе в поле "Один ответственный по всем пунктам?", Вы выбрали "Да".

Нажмите кнопку Далее. После выполнения операции откроется окно следующего вида.

Проверьте правильность заполнения, если не указаны телефоны ответственных и исполнителя, укажите их.

Нажмите кнопку Далее. После выполнения операции откроется окно следующего вида.

Проверьте правильность заполнения, если не указаны телефоны ответственных, укажите их.

Нажмите кнопку Далее. После выполнения операции откроется окно следующего вида.

 

  • При необходимости добавьте приложения к приказу. Если у Вас более трех приложений, то объедините их в один документ.
  • При необходимости выберите дополнительных согласующих.

Если Вы хотите отправить приказ на согласование, то укажите это, выбрав Да в соответствующем меню. Без утверждения приказ не вступит в силу!

Нажмите кнопку Далее. После выполнения операции откроется окно следующего вида. 

Согласование приказа

Инициатор заявки после старта задания может получить одно из следующих заданий: 

  1. Замечания по согласованию от начальника Управления безопасности.
Ознакомьтесь с замечаниями, внесите изменения в заявку согласно замечаниям (Откройте задание в системе Directum, выберите документ вложенный в задание. Откройте его и измените. После изменений, сохраните документ, затем нажмите кнопку Выполнить.)

  1. Уведомление об отказе в подписании приказа от начальника отдела документооборота и контроля.

  1. Уведомление о подписании приказа от начальника отдела документооборота и контроля.

Согласование с начальником Управления безопасности.

Ознакомьтесь с приказом и выполните одно из следующих действий:

  1. Если есть замечания по докладной записке, то опишите замечания и выполните задание с результатом «Вернуть в подразделение».

Если начальник управления безопасности не написал текст замечаний, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину возврата и выполните задание еще раз».

  1. Если замечаний нет, то выполните задание с результатом «Согласованно».

После согласования с начальником отдела документооборота и контроля, начальник Управления безопасности получить одно из следующих заданий:

  1. Уведомление об отказе в подписании приказа от начальника отдела документооборота и контроля.

  1. Уведомление о подписании приказа от начальника отдела документооборота и контроля.

Согласование с начальником отдела документооборота и контроля.

 Ознакомьтесь с приказом и выполните одно из следующих действий:

  1. Если приказ подписывается, то выполните задание с результатом "Подписано".
  2. Если приказ не подписывается, то выполните задание с результатом "Не подписано".