Документооборот

РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ

В системе DIRECTUM под термином «электронный документ» подразумевается объект, состоящий из двух частей: из карточки и из текста.

В карточке документа хранятся значения основных реквизитов документа, таких как наименование, дата, номер, автор.

В тексте хранится содержимое документа.

Создание документа из шаблона

Наиболее часто используемый способ создания новых документов – создание их на основе готовых шаблонов, хранящихся в системе.

Для того чтобы создать документ из шаблона, воспользуйтесь одним из способов:

• через главное меню Файл/Создать/Создать документ из шаблона;

• через контекстное меню Создать документ из шаблона;

При создании документа открывается окно «Создание электронного документа», содержащее следующие поля:

 

• *Вид электронного документа, например: приказы, служебные записки, исходящие письма. Вид документа используется для автоматического формирования наименования, задания права утверждающей подписи.

• *Тип карточки. Как правило, для каждого вида документа существует только один тип карточки. Поэтому при выборе вида электронного документа данное поле заполнится автоматически и его можно не изменять.

• *Шаблон, на основании которого будет создан новый документ. Для каждого вида документа могут существовать специально созданные для него шаблоны, либо можно будет выбрать любой из шаблонов, имеющихся в системе.

• *Приложение-редактор, которое будет использоваться для работы с текстом документа. Если поле *Шаблон заполнено, то автоматически заполняется тем приложением, в котором был создан шаблон.

Сохранить в. Папка в системе DIRECTUM, в которую будет помещена ссылка на документ. Если в текущую папку вставить ссылку на создаваемый документ нельзя, например, в случае, если документ создается не в папке для документов или у пользователя отсутствуют права на изменение папки, в которой создается документ, то по умолчанию будет предложена папка, в которую была успешно вставлена ссылка при прошлом создании электронного документа. Если папка не задана, то электронный документ создается в системе DIRECTUM без автоматического размещения ссылки на него в какую-либо папку. Найти такой документ можно будет только с помощью функции поиска.

Кроме указанных полей в окне есть галочка:

Открыть документ. Если галочка установлена в этом поле, то после заполнения и сохранения карточки документ будет открыт, иначе он просто сохранится в хранилище DIRECTUM.

После заполнения полей в окне «Создание электронного документа» нужно нажать на кнопку ОК. Откроется карточка документа, в которой нужно заполнить все обязательные поля. Работа с карточкой документа описана в разделе «Структура карточки документа».

Структура карточки документа

Разным видам документов соответствуют разные типы карточек. Но все типы карточек имеют следующую структуру:

В карточке есть обязательные и необязательные поля. Обязательные поля обозначаются символом «*» в начале названия поля. Если имеются незаполненные обязательные поля, то сохранить карточку документа нельзя. Системой DIRECTUM поддерживается несколько типов полей карточки, каждый из которых имеет свои особенности при вводе:

Число. Допускается ввод знаков «+», «-», «.» и цифр.

Строка. Значение поля этого типа может содержать любые символы, которые можно ввести с клавиатуры.

Дата. Данные в поле типа «Дата» вводятся в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 01.01.2007, т.е. первое января 2007 года). Значения в поле могут вводиться с клавиатуры или задаваться с помощью встроенного календаря, который вызывается нажатием кнопки.

Справочник. Данные в этот тип поля вводятся путем выбора значения из справочника. У данных полей справа имеется кнопка . При нажатии на эту кнопку открывается окно соответствующего справочника в режиме выбора, в котором нужно выбрать нужную запись. Выбор производится двойным щелчком мыши на нужной записи.

Для ускорения поиска по справочнику можно в поле типа «Справочник» ввести часть искомого значения и нажать клавишу <Enter>. Если введенной подстроке будет соответствовать только одна запись, то она будет выбрана автоматически. Если записей, содержащих введенную подстроку, будет несколько, то откроется окно справочника, содержащее эти записи.

Признак. Значение нужно выбрать из предлагаемого, как правило, небольшого списка значений, добавлять или изменять состав которого нельзя. Для выбора значения поля нужно нажать на кнопку.

 

Строка состояния располагается в самом низу карточки и содержит следующие сведения:

• идентификатор записи (ИД) - уникальный числовой код записи в системе;

• контекст - режим работы с карточкой: «Просмотр», «Добавление» или «Изменение».

Создание документа из файла

Cпособ, предназначенный для использования в тех случаях, когда у пользователя есть файл с текстом документа. При создании документа из файла в текст документа помещается содержимое файла.

Для того чтобы создать документ из файла в системе DIRECTUM, можно воспользоваться следующими способами:

• через главное меню Файл/Создать/Создать документ из файла;

• через контекстное меню Создать документ из файла;

• переслать файл из проводника системы.

Открывшееся окно «Создание электронного документа из файла» будет аналогично окну «Создание электронного документа» при создании документа из шаблона. Но дополнительно к параметрам, описанным в разделе «Создание документа из шаблона», будут запрошены следующие:

*Имя файла;

• *Приложение-редактор;

• Удалить файл на диске.