Инструкция по оформлению докладной и служебной записки

 Данный модуль позволяет формировать докладные и служебные записки в соответствии с  ГОСТ 6.30–2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».

Сформированные докладные и служебные записки можно вывести на печать. В дальнейшем будет разработан механизм согласования записок в электронном виде.

  1. Войдите в модуль «Ввод документов» (Общая папка/ Ввод документов).

  1. Выберите тип нужной Вам записки (например, докладная):

При нажатии ссылки «Оформить докладную записку» открывается диалоговое окно:

 

           3. Заполните следующие поля:

    1. «Адресат»:  Наберите первые буквы фамилии адресата и нажмите Enter.

    2. Откроется справочник «Работники». Из списка выберите нужную фамилию (двойным нажатием мыши).

    3. «От кого»: Система проставляет автоматически имя пользователя, под которым произведен вход в Directum.
    4. «Текст»: В данном поле заполните текст Вашей докладной записки.

  1. В случае, если у Вас имеется электронный документ, содержащий текст докладной записки, Вы можете выбрать его, нажав кнопку  в пункте "Докладная записка".

Если при добавлении документа возникает ошибка блокировки документа, проверьте не открыт ли данный документ в других приложениях (Word, Excel, PDF и др.).

Закройте эти приложения и повторите добавление еще раз.

      6. Если вы хотите отправить записку на согласование, отметьте пункт "Отправить записку на согласование".

      В этом случае обязательно укажите номер контактного телефона, выберите согласующих (если это необходимо), а также необходимого Ректора/Проректора. 

      7. Если Вы не хотите согласовывать записку, обязательно выберите Нет в пункте "Отправить записку на согласование".


Нажмите кнопку «Далее».


  1. При необходимости, Вы можете открыть документ по появившейся ссылке внести необходимые изменения.

В поле «Сохранить в» выберите папку Вашего подразделения. Нажмите кнопку, отмеченную на скриншоте:


 


Откроется окно поиска, в котором Вам необходимо заполнить критерии поиска, чтобы найти нужную папку.



Нажмите кнопку «Поиск».


В открывшемся окне отобразится список папок отвечающих критериям поиска.



Из данного списка выберите (двойным нажатием мыши) нужную папку. В поле «Сохранить в» вставится имя выбранной вами папка. И нажмите кнопку «Далее».



Нажмите кнопку «Готово».


  1. Нажмите кнопку «ОК»
  2. Ваш документ сохранен в папку Directum, которую Вы выбрали на шаге 9. Документ вы можете отредактировать, распечатать или  отправить вложением в задачу.

 

Оформление служебной записки проходит аналогичным образом.