Рассылка документов

 Рассылка документов осуществляется с целью ознакомления и принятию к сведению приказов и распоряжений, а также иной документации, сотрудниками ФГБОУ ВПО «ИГУ».

 Возможно воспользоваться двумя вариантами рассылки документов в системе «Directum». Первый способ - когда пользователь использует типовой маршрут, чтобы разослать документы. Второй способ - когда не использует типовой маршрут. Рассмотрим их подробнее.

Рассылка с использованием типового маршрута

 Для данного способа рассылки:

  1. Необходимо зарегистрировать документ.
  2. Затем, в РКК нажать кнопку Задача:
  3. Выбрать необходимый типовой маршрут.
  4. Действующие типовые маршруты:

    Ознакомление с документом административными подразделениями – рассылка осуществляется по всем ответственным в административных подразделениях ИГУ.

    Ознакомление с документом подразделениями ИГУ – рассылка осуществляется по всем ответственным за электронный документооборот в ИГУ.

    Ознакомление с документом учебными и научными подразделениями – рассылка осуществляется по всем ответственным в учебных и научных подразделениях ИГУ.

    Ознакомление с документом учебными подразделениями и общеуниверситетским кафедрами – рассылка осуществляется по всем ответственным в учебных подразделениях и на общеуниверситетских кафедрах ИГУ. 

  5. В карточки задачи при необходимости дополнить поле «Тема» и добавить информацию по наблюдателям.
  6. Важно обратить внимание на поле «Вид задачи».  В данном поле необходимо выбрать значение реквизита «Ознакомление с документами».
  7.   

  8. После того как все поля будут заполнены, нажать кнопку Старт.
  9. Документы будут разосланы ответственным за ЭД в указанные подразделения.

Рассылка без использования типового маршрута

 Новую задачу в системе «Directum» можно создать:

  1. Используя панель инструментов, через главное меню Файл/Создать/Создать задачу.

  1. Используя контекстное меню электронного документа: Отправить/Вложением в задачу.

Данный способ в основном используется, когда требуется отправить документ на ознакомление небольшому кругу лиц.

При заполнении карточки задачи необходимо особенно обратить внимание на поля «Тема», «Вид задачи» и  «Тип заданий»:

  1. В поле «Тема»: Необходимо уточнить, что документ отправлен пользователю для ознакомления.
  2. Поле «Тип заданий»: выбрать значение реквизита «Уведомления».
  3. Поле «Вид задачи»: выбрать значение реквизита «Ознакомление с документами».

  1. Заполнить маршрут задачи: либо используя кнопку Маршрут, либо вручную набрать первые буквы фамилии адресата и нажать Enter.

В окне «Маршрут задачи» также настраивается контроль задачи и уведомления об этапах, если инициатору необходимо отследить ход выполнения данной задачи.

 

  1. Откроется справочник «Пользователи». В данном списке выберите нужного пользователя.

 

  1. Заполнив все поля карточки задачи можно нажать кнопку Старт на панели инструментов.
  2. В итоге указанным пользователям уйдут задания на ознакомления.